Cari Hesap Takip Programı

Kısaca

Kesilen ve alınan faturalar, tahsilat ve ödemeler cariye kendiliğinden işlenir; bakiye her an güncel.
Tarih aralıklı PDF ekstre, süreli müşteri portalı ve bağlantıyla cari mutabakat.
Vadesi gelmemişten 120 günü aşana kadar dilimli alacak ve borç yaşlandırma.
İsteğe bağlı e-posta ve SMS vade hatırlatması; risk limiti ve çek-senet riski cari kartında.

Cari hesap nedir, neden takip edilmeli?

Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki tüm borç-alacak hareketlerinin tek hesapta toplanmasıdır: kesilen faturalar alacak, alınan tahsilatlar kapanış; alınan faturalar borç, yapılan ödemeler kapanış. Takip edilmediğinde alacaklar unutulur, mükerrer ödeme yapılır, müşteriyle "bakiye tartışması" yaşanır. Cari hesap takip programı bu hareketleri otomatik kaydeder ve güncel bakiyeyi her an gösterir.

Cari hesap takip programı nasıl çalışır?

Cariyi açın. Vergi ya da TC kimlik numarası, iletişim bilgileri ve varsa açılış bakiyesi girilir. İsterseniz carinin risk limitini de belirlersiniz.
Belgeler kendiliğinden işlenir. Gönderdiğiniz e-Fatura ve e-Arşiv faturalar ile yerel satışlar cariye alacak olarak, gelen kutusunda içeri aldığınız alış faturaları borç olarak yazılır. Taslaklar ve içeri alınmamış gelen faturalar bakiyeyi etkilemez.
Tahsilat ve ödemeyi eşleyin. Kasa ya da banka hareketini ilgili faturaya bağlarsınız; kalan tutar açık kalır.
İzleyin ve paylaşın. Ekstre, yaşlandırma ve risk görünümüyle kimin ne kadar ve ne zamandan beri borçlu olduğunu görür, ekstreyi ya da mutabakatı müşterinize gönderirsiniz.

Otomatik cari ekstre

Faturika'da ekstre elle hazırlanmaz. Açılış bakiyesi, kesilen ve alınan faturalar, tahsilat ve ödemeler tek zaman çizgisinde birleşir. Tarih aralığı seçip PDF ekstre alır, müşterinize gönderirsiniz; aralık başlangıcı verildiğinde ilk satır devir bakiyesidir. Müşterinizin kendi hesabına bakabilmesi için cari kartından süreli portal bağlantısı da üretebilirsiniz: bağlantı 1, 7 ya da 30 gün ya da seçtiğiniz tarihe kadar açık kalır; müşteriniz son 50 faturasını ve toplam borcunu görür. Hesap özetini hazır bir mesajla WhatsApp üzerinden de gönderebilirsiniz.

Tahsilat ve ödeme eşleme

Tahsilatı faturaya bağlarsınız: tam ödemede fatura kapanır, kısmi ödemede kalan tutar açık alacak olarak kalır, fazla ödeme cariye avans olarak yazılır ve sonraki faturaya dağıtılır. Tedarikçi tarafında aynı mantık ödeme (tediye) için çalışır; birden çok açık faturaya tek ödeme dağıtılabilir. Banka ekstrenizi yüklerseniz banka mutabakatı hareketleri tahsilat ve ödemelerle eşleştirmeyi önerir.

Vadesi geçen alacaklar ve yaşlandırma

Alacak yaşlandırma raporu açık alacakları vadesi gelmemiş, 1-30, 31-60, 61-90, 91-120 ve 120 günü aşan dilimlerde gösterir; vade tarihi girilmemiş tutarlar ve yaşlandırılamayan açılış bakiyesi ayrı sütunlarda durur. Hangi müşteride ne kadar bekleyen alacak olduğunu tek bakışta görür, raporu geçmiş bir tarih itibarıyla da alırsınız. Tedarikçi borçları için borç yaşlandırma aynı dilimlerle çalışır; ödeme takvimi ve nakit akışı tahmini bu vadelerden beslenir. Raporlar Excel ya da CSV olarak dışa aktarılabilir.

Ödeme hatırlatmaları ve müşteri ödeme sayfası

Ayarlardan açtığınızda, ödenmemiş faturalar için müşterinize vadeden 3 gün önce, vade günü ve vadeden 3 ve 7 gün sonra otomatik e-posta hatırlatması gider; isterseniz seçtiğiniz günlerde SMS de (SMS kontör harcar). Hatırlatmadaki güvenli bağlantı müşterinizi bir ödeme sayfasına götürür: faturayı ve ödeme için banka hesap bilgilerinizi (IBAN) görür, ödeme yaptığını bildirir. Online tahsilat modülünü açarsanız müşteriniz aynı sayfada kendi PayTR ya da iyzico hesabınız üzerinden kartla öder ve tahsilat faturaya kendiliğinden işlenir; Faturika tahsilata aracılık etmez, para doğrudan hesabınıza geçer.

Çek ve senet takibi

Alınan ve verilen çek/senetler cariye bağlı izlenir: vade, banka, seri no; tahsil, ciro ve karşılıksız durumları tek tıkla işlenir. Vadesine 3 gün kalan ve vadesi bugün olan kayıtlar için firma sahibine uygulama içi bildirim ve e-posta gider. Ayrıntı: çek senet takip programı.

Cari mutabakat

Carilerinize tarih itibarıyla bakiye ya da aylık alış-satış toplamlarını bağlantıyla gönderirsiniz; karşı taraf tek tıkla onaylar ya da gerekçesiyle itiraz eder, yanıt carinin geçmişine işlenir. Ayrıntı: cari mutabakat.

Müşteri risk görünümü

Cari kartındaki risk görünümü; açık alacağı, vadesi geçen tutarı, çek/senet riskini, kullanılabilir avansı ve bunların toplamı olan toplam riski TL olarak gösterir. Cariye risk limiti tanımladıysanız limitin yüzde kaçının kullanıldığı da görünür; limit aşıldığında kırmızıyla işaretlenir. Yeni siparişi kabul etmeden önce müşterinin size olan toplam borç yükünü bilirsiniz.

Kimler için?

Vadeli satış yapan toptancı ve distribütörler: onlarca müşterinin vadesini ve açık alacağını tek listede görmek için.
Hizmet işletmeleri ve ajanslar: aylık faturaların kısmi ödemelerini ve avanslarını izlemek için.
Çek-senetle çalışan işletmeler: çek riskini cari bakiyesiyle birlikte görmek için.
Mali müşaviriyle çalışan her KOBİ: müşavirin ekstre ve raporlara salt-okur erişmesi için (mali müşavir erişimi).

Örnek senaryo

Bir ambalaj toptancısı A müşterisine 30 gün vadeli 120.000 TL'lik fatura kesiyor. Müşteri vadede 70.000 TL ödüyor; tahsilat faturaya bağlanıyor ve 50.000 TL açık alacak olarak kalıyor. Hatırlatmalar açık olduğundan vadeden 3 gün sonra müşteriye ödeme sayfası bağlantılı e-posta gidiyor; vadeden 20 gün sonra yaşlandırma raporunda tutar 1-30 gün dilimindedir. Aynı müşteri 40.000 TL'lik çek verdiğinde çek riski ve açık alacak toplam riskte birleşir; toplam risk tanımlı limiti aştığında cari kartında kırmızı görünür ve yeni sevkiyattan önce durum konuşulur.

Tablo ile takip mi, program mı?

	Elle tutulan tablo	Faturika
Fatura kaydı	Her fatura ayrıca yazılır	Gönderilen ve içeri alınan belge kendiliğinden işlenir
Kısmi ödeme	Kalan tutar elle hesaplanır	Fatura bazında eşleme; kalan açık, fazlası avans
Vade takibi	Filtre ve formül	Dilimli yaşlandırma, isteğe bağlı otomatik hatırlatma
Ekstre	Kopyala-yapıştır	Tarih aralıklı PDF ve süreli portal bağlantısı
Mutabakat	E-posta yazışması	Bağlantıyla onay ya da gerekçeli itiraz, yanıt kayıtta

Sık yapılan hatalar

Tahsilatı faturaya bağlamamak: Bakiye doğru görünse de hangi faturanın açık kaldığı bilinmez, yaşlandırma yanıltır.
Vade tarihini boş bırakmak: Vadesiz tutarlar yaşlandırmada ayrı sütunda kalır; hatırlatma gitmez.
Gelen faturayı içeri almamak: Karar bekleyen alış faturası tedarikçi bakiyesine girmez.
Açılış bakiyesini unutmak: Programa geçmeden önceki borç-alacak girilmezse ekstre karşı tarafınkiyle tutmaz.

Ay sonu kontrol listesi

Tüm tahsilat ve ödemeler ilgili faturalara bağlandı.
Yaşlandırmada 61 günü aşan alacaklar için müşteriyle görüşüldü.
Vadesi yaklaşan çek-senetler kontrol edildi.
Büyük carilere bakiye mutabakatı gönderildi, itirazlar incelendi.
Risk limitini aşan cariler satış ekibiyle paylaşıldı.

Sık sorulan sorular

Cari hesap takibi nedir?

Her müşteri ve tedarikçi için borç-alacak hareketlerinin (fatura, tahsilat, ödeme, çek-senet) tek hesapta izlenmesi ve güncel bakiyenin görülmesidir.

Cari ekstre otomatik oluşur mu?

Evet. Açılış bakiyesi, kesilen ve içeri alınan faturalar, tahsilat ve ödemeler tek zaman çizgisinde birleşir; ekstre seçtiğiniz tarih aralığıyla PDF olarak indirilir ve müşterinize gönderilir. Aralık başlangıcı seçildiğinde ilk satır devir bakiyesidir.

Kısmi tahsilatı faturaya bağlayabilir miyim?

Evet. Tahsilat fatura bazında eşleşir; kısmi ödemede kalan tutar açık alacak olarak izlenir, fazla ödeme avans olarak cariye yazılır.

Vadesi geçen alacakları nasıl görürüm?

Alacak yaşlandırma raporu açık alacakları vadesi gelmemiş, 1-30, 31-60, 61-90, 91-120 ve 120 günden fazla gecikmiş dilimlerde gösterir; vade tarihi olmayan tutarlar ayrıca listelenir. Rapor geçmiş bir tarih itibarıyla da alınabilir.

Müşterilerime ödeme hatırlatması gidiyor mu?

Ayarlardan açarsanız evet. Vadeden 3 gün önce, vade günü ve vadeden 3 ve 7 gün sonra ödenmemiş faturalar için müşterinize e-posta gider; isterseniz seçtiğiniz günlerde SMS de gönderilir. SMS kontör harcar.

Müşterim bakiyesini kendisi görebilir mi?

Evet. Cari kartından süreli bir portal bağlantısı üretirsiniz; müşteriniz son 50 faturasını ve toplam borcunu görür. Bağlantıyı yenileyebilir ya da iptal edebilirsiniz; hesap özetini WhatsApp mesajıyla da gönderebilirsiniz.