Teklif Programı

Teklif süreci nerede tıkanır?

Teklifi Word'de hazırlayıp PDF'e çevirmek, e-postayla gönderip "gördünüz mü?" diye aramak, onay gelince aynı kalemleri faturaya yeniden yazmak… Teklif ile fatura ayrı yerlerde durduğunda hem zaman kaybolur hem fiyat ve kalem hataları çıkar. Faturika'da teklif, faturayla aynı ürün kartlarından, aynı cariden ve aynı KDV kurallarıyla hazırlanır; onaylandığında yeniden yazılmaz.

Bir teklif programı bu yüzden yalnız güzel görünen bir belge üretmekle kalmamalı: teklifin kime, ne zaman gittiğini, müşterinin ne yanıt verdiğini ve onaydan sonra hangi faturaya dönüştüğünü tek kayıtta tutmalıdır. Faturika'da her teklifin geçmişinde e-posta gönderimi, müşteri yanıtı ve faturaya dönüşüm kayıtlıdır.

Nasıl çalışır?

1. Teklifi hazırlayın: Yeni Teklif ile cariyi ve ürünleri seçin; iskonto ve KDV faturadaki gibi çalışır. Geçerlilik tarihi ve notlarınızı ekleyin.
2. Gönderin: "Gönder" ile müşterinin e-posta adresine ya da hazır metinle WhatsApp'tan iletin. E-postaya verilen yanıt doğrudan size gelir.
3. Müşteri yanıtlar: müşteriniz bağlantıda teklifin kalemlerini, toplamını ve notlarınızı görür; adını yazıp onaylar ya da isteğe bağlı bir notla reddeder.
4. Faturaya dönüşür: onay geldiğinde teklif otomatik olarak fatura taslağına dönüşür ve size bildirim düşer. Taslağı kontrol edip e-Fatura ya da e-Arşiv olarak gönderirsiniz.

Teklif durumları

Onaya kendiliğinden fatura taslağı açılmasını istemiyorsanız teklif ayarını "Yalnız bildir" yaparsınız; teklifi dilediğiniz an "Faturaya Dönüştür" ile elle çevirebilirsiniz.

Teklif ile fatura arasındaki fark

Yedi günlük süre Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesinin 5. bendinden gelir; ayrıntısı fatura düzenleme süresi rehberinde. Teklifin onaylandığı gün değil, malın teslim edildiği ya da hizmetin yapıldığı gün esas alınır.

Faturaya dönüşürken neler taşınır?

• Kalemler ve fiyatlar: ürün bağlantısı, miktar, birim, birim fiyat, iskonto ve KDV oranı olduğu gibi aktarılır.
• Vergi kodları: teklif satırına girdiğiniz tevkifat ya da istisna kodu faturada da yer alır; tevkifatlı fatura kesecekseniz teklifte baştan doğru kodu seçin.
• Para birimi ve notlar: teklif döviz cinsindense taslak da aynı para biriminde açılır; notlarınız taslağa geçer.
• Belge türü: cari kartta e-Fatura mükellefi olarak kayıtlı alıcıya e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv taslağı açılır. Göndermeden önce türü kontrol edebilirsiniz.
• Bağ: teklif listesinde dönüşen teklifin yanında "Faturayı Gör" bağlantısı çıkar; hangi teklifin hangi faturaya dönüştüğü kayıtlıdır.

Güvenli ve kayıtlı onay

• Bağlantı tahmin edilemeyen, teklife özel bir anahtar taşır ve geçerlilik tarihinin sonunda (tarih yoksa 30 gün sonra) kapanır.
• İlk yanıt esastır; sonradan değiştirilemez. Onaylayanın yazdığı ad ve yanıt zamanı teklifin geçmişine işlenir.
• Teklif bağlantısı yalnız teklifi gösterir; ödeme sayfası ya da başka belgeler bu bağlantıdan açılmaz.

Kimler için uygun?

Proje bazlı çalışan ajanslar ve yazılım firmaları, tadilat ve montaj işleri yapan esnaf, toptan satış yapan işletmeler, danışmanlar ve eğitim kurumları — kısacası işi teklifle başlayan herkes. Tekliften sonra düzenli fatura kesiyorsanız fatura programı ve cari hesap takibi aynı kayıtlarla devam eder.

Örnek senaryo

Bir montaj firması bir ofisin toplantı salonu kurulumu için teklif hazırlıyor: ürün kartlarından ekran, kablo ve işçilik kalemlerini seçiyor, işçiliğe iskonto uyguluyor, geçerlilik tarihini iki hafta sonrasına koyuyor. Teklifi WhatsApp'tan ofis yöneticisine gönderiyor. Yönetici akşam telefonundan kalemleri inceleyip adını yazarak onaylıyor; firmaya bildirim düşüyor ve fatura taslağı hazır. Montaj bitince firma taslağın tarihini ve miktarları kontrol ediyor, alıcı e-Fatura mükellefi olduğu için belgeyi e-Fatura olarak gönderiyor. Ödemeyi de online tahsilat bağlantısıyla alıyor.

Sık yapılan hatalar

• Geçerlilik tarihi koymamak: tarihsiz teklif 30 gün açık kalır; fiyatlarınız sık değişiyorsa kısa bir tarih verin.
• Onayı faturayla karıştırmak: onaylanan teklif resmî belge değildir; teslimden sonra fatura gönderilmeden satış belgelenmiş olmaz.
• Taslağı bekletmek: onaydan sonra açılan taslak kendiliğinden gönderilmez; teslimden itibaren yedi günü kaçırmayın.
• Cariyi eksik açmak: vergi numarası ve e-posta eksik carinin teklifi de faturası da sonradan düzeltme ister.

Teklif göndermeden önce kontrol listesi

• Cari kartta unvan, vergi numarası, e-posta ve telefon doğru mu?
• Kalemler ürün kartından mı seçildi, fiyat listesi güncel mi?
• KDV oranı, varsa tevkifat ya da istisna kodu doğru mu?
• Geçerlilik tarihi ve teslim koşulları notta yazıyor mu?
• Onayda otomatik taslak mı, yalnız bildirim mi istediğinizi ayarladınız mı?

Sık sorulan sorular

İlgili özellikler

Teklif programı, Faturika bulut ERP içindeki teklif → fatura → tahsilat akışının ilk adımıdır. Ücretsiz deneyin, ilk teklifinizi bugün gönderin.