- Gelen e-Faturalar düzenli aralıklarla çekilir; satırları okunur, resmî görüntüsü arşivlenir.
- Kurallar tedarikçiye ya da faturadaki bir ifadeye göre kategori ve etiket atar, faturayı içeri alır ya da arşivler.
- Elle seçtiğiniz kategori asla ezilmez; kabul/ret yanıtı her zaman sizin kararınızdır.
- Ticari faturalarda 8 günlük yanıt süresi fatura üzerinde geri sayılır.
Gelen fatura neden iş yükü olur?
Kira, internet, akaryakıt, kargo, yazılım aboneliği… Bir işletmeye her ay aynı tedarikçilerden onlarca fatura gelir. Her birini açıp hangi gider kalemine ait olduğuna karar vermek, ön muhasebeye işlemek ve ticari faturalara süresi içinde yanıt vermek, ay sonunu uzatan tekrarlı bir iştir. Yanıtı unutulan ticari fatura, itiraz hakkınız olsa bile süre sonunda kabul edilmiş sayılır.
Gelen Kutusu: tüm faturalar tek yerde
Adınıza düzenlenen e-Faturalar Faturika'ya çekilir ve Gelen Kutusu'nda karar bekleyenler olarak listelenir. Her faturanın satırları, KDV oranları ve toplamları okunur; resmî görüntüsü (PDF) arşivinize alınır. Buradan faturayı:
- İçeri alırsınız: fatura alış/gider kaydına dönüşür ve tedarikçinin cari hesabına borç olarak yansır; stok kalemleri ürünlerinizle eşleşir, ödemesi yapıldığında kasa-bankaya işlenir.
- Arşivlersiniz: ön muhasebeye işlenmesi gerekmeyen faturalar (örneğin başka bir kayıtla zaten işlenmiş olanlar) listeden çıkar ama saklanır.
- Yanıtlarsınız: ticari senaryodaki faturayı kabul eder ya da gerekçesiyle reddedersiniz.
Kurallar: aynı kararı bir kez verin
Gelen e-Faturalar › Kurallar ekranında her kural bir koşul ve bir eylemden oluşur:
| Koşul | Eylem |
|---|---|
| Tedarikçinin vergi numarası ya da T.C. kimlik numarası (aynı numaralı mükerrer cari kartlarını da yakalar) | Gider kategorisi ata |
| Tedarikçi unvanında ya da fatura satırlarında geçen bir ifade (Türkçe karakter ve büyük/küçük harf duyarsız) | Etiket ekle |
| İkisi birlikte | İçeri al ya da arşivle |
Kurallar öncelik sırasıyla denenir ve bir faturaya ilk uyan kural bir kez uygulanır. Böylece "bu tedarikçinin akaryakıt faturaları Taşıt Giderleri'ne" gibi kararları bir kez verirsiniz; sonraki faturalar kendiliğinden sınıflanır.
Kural ne zaman çalışır?
- Fatura çekildiği anda: tedarikçi koşulu hemen değerlendirilir.
- Fatura satırları okunduktan sonra: satırlarda geçen ifade koşulu kesinleşir. Satırlar henüz okunmadıysa alt sıradaki bir kural öne geçmez; karar satırlar gelince verilir.
- İstediğiniz zaman: "Bekleyenlere uygula" ile karar bekleyen faturalara toplu uygulanır. Önce önizleme gösterilir; önizleme hiçbir şeyi değiştirmez.
Kuralın dokunmadığı şeyler
- Elle seçtiğiniz kategoriyi değiştirmez; yalnız boş olanı doldurur.
- Ticari faturaya kabul ya da ret yanıtı vermez.
- Karar verilmiş (içeri alınmış ya da arşivlenmiş) faturayı yeniden işlemez.
Her kuralın kaç faturaya uygulandığı ve son uygulama tarihi kural listesinde görünür; faturanın geçmişinde hangi kuralla sınıflandığı kayıtlıdır.
Ticari faturada 8 gün kuralı
Ticari senaryoda gönderilen e-Faturaya alıcı kabul ya da ret yanıtı verebilir. Türk Ticaret Kanunu'na göre faturayı alan kişi, içeriğine faturanın kendisine ulaştığı tarihten itibaren 8 gün içinde itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılır. Faturika, yanıt bekleyen her ticari faturada kalan süreyi gösterir; malın hasarlı gelmesi gibi durumlarda gerekçeli ret tek tıkla gönderilir.
Sık sorulan sorular
Gelen e-Faturalar Faturika'ya nasıl gelir?
e-Fatura mükellefi olarak adınıza düzenlenen faturalar düzenli aralıklarla çekilir ve Gelen Kutusu'na düşer; faturanın satırları okunur, resmî görüntüsü arşivinize alınır.
Kural ne işe yarar?
Aynı tedarikçiden her ay gelen faturaları her seferinde elle sınıflandırmamanız için: tedarikçi ya da faturada geçen bir ifade koşuluna göre gider kategorisi ve etiket atanır, fatura isterseniz gidere işlenir ya da arşivlenir.
Kural benim seçtiğim kategoriyi değiştirir mi?
Hayır. Kural yalnız karar bekleyen faturalara uygulanır, boş kategoriyi doldurur, elle seçtiğiniz kategoriyi ezmez; etiketleri mevcut etiketlerle birleştirir.
Kural ticari faturaya kabul ya da ret yanıtı verir mi?
Hayır. Kabul ve ret yanıtı hukuki sonuç doğurduğu için her zaman sizin kararınızdır; kurallar yalnız sınıflandırma ve içeri alma yapar.
Mevcut faturalara da uygulanabilir mi?
Evet. "Bekleyenlere uygula" ile karar bekleyen faturalara toplu uygulayabilirsiniz; önce önizleme ile hangi faturanın hangi kurala takılacağını görürsünüz, önizleme hiçbir şeyi değiştirmez.
Ticari faturaya yanıt süresi nedir?
Ticari senaryodaki e-Faturaya alıcı, faturanın kendisine ulaştığı tarihten itibaren 8 gün içinde kabul ya da ret yanıtı verir; süre geçerse fatura kabul edilmiş sayılır. Faturika kalan süreyi fatura üzerinde gösterir.
İlgili özellikler
e-Fatura Programı
Alıcı mükellefiyetini otomatik sorgulayan, UBL-TR belgeyi gönderimden önce doğrulayan ve gelen e-Faturaları yöneten e-Fatura programı.
Banka Mutabakatı
Excel/CSV banka ekstresini içe aktarır; sütun düzenini tanır, hareketleri kayıtlarla eşleştirmeyi önerir, onayla işler.
KDV Beyannamesi Ön Hazırlığı
Kayıtlardan KDV1 düzeninde aylık özet: oran bazında matrah ve KDV, tevkifat, indirilecek KDV, iadeler, ödenecek/devreden tahmini.
Mali Müşavir Programı
Mali müşavirler için mükellef başına ay özeti, bekleyen işler, tek tıkla ay sonu paketi (ZIP) ve KDV ön hazırlığı.
Gelen fatura yönetimi, e-Fatura programı ve ön muhasebe modülleriyle birlikte çalışır; içeri aldığınız faturalar KDV raporuna ve mali müşavir panelinize kendiliğinden yansır.