e-Arşiv Programı

e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, alıcısı e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan taraflara düzenlenen elektronik faturadır. Belge GİB standardında oluşturulur, bilgileri GİB'e raporlanır ve alıcıya talebine göre e-posta gibi elektronik yollarla ya da kâğıt olarak iletilir. Kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir; fark, baskı, kargo ve klasör arşivi maliyetinin ortadan kalkmasıdır.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark

İki belge de elektroniktir; ayrımı alıcının kayıt durumu belirler. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa belge e-Fatura olarak GİB üzerinden karşı tarafın posta kutusuna gider; değilse (nihai tüketici ya da kayıtsız işletme) e-Arşiv fatura düzenlenir. Tutar, ürün ya da müşterinin tercihi bu kararı değiştirmez. Senaryo, raporlama, iptal ve saklama farklarını e-Fatura ve e-Arşiv farkı rehberinde tablo hâlinde anlattık.

Faturika'da cari seçildiğinde ya da yeni müşterinin vergi veya T.C. kimlik numarası girildiğinde mükellefiyet sorgulanır ve belge türü buna göre ayarlanır. Gönderim anında sorgu yeniden yapılır: alıcı bu arada e-Fatura'ya geçtiyse belge gönderilmez ve kontör düşmez. Pratikte en sık yapılan hata böylece baştan engellenir.

Kimler e-Arşiv kullanır?

• Perakende ve hizmet işletmeleri: bireysel müşteriye satış yapan her işletme.
• e-Ticaret satıcıları: kendi sitesinden ya da pazaryerinden nihai tüketiciye satanlar. İnternet satışında belirli hasılatı aşanlar e-Fatura ve e-Arşiv'e geçmek zorundadır.
• Hizmetini faturayla satan şirketler: ajans, yazılım ve danışmanlık firmaları gibi bireylere ya da kayıtsız işletmelere fatura kesenler. Serbest meslek makbuzu ise ayrı bir belgedir.

Hangi hasılatla ve hangi tarihte geçileceğini, e-Arşiv için tutar sınırının 2026'daki durumunu e-Belge zorunluluğu rehberinde bulabilirsiniz.

Faturika'da e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

1. Alıcıyı seçin: kayıtlı cariyi seçin ya da yeni müşterinin adını ve kimlik numarasını girin. Belge türü sorgu sonucuna göre gelir.
2. Kalemleri ekleyin: ürün kartından seçin ya da serbest yazın; iskonto ve KDV satırda hesaplanır.
3. İnternet satışıysa işaretleyin: ek alanlar formda açılır.
4. Gönderin: belge gönderimden önce kimlik numarası, tarih sırası ve 7 gün kuralı gibi kontrollerden geçer, UBL-TR standardında üretilir ve 1 kontörle resmîleşir.
5. İzleyin: belgenin kuyrukta, onaylandı ya da başarısız durumunu belge ekranından takip edersiniz. Başarısız gönderimde kontör iade edilir.

Çok sayıda faturayı Excel'den toplu kesebilir, abonelik gibi düzenli satışları tekrarlayan faturaya bağlayabilirsiniz.

Faturayı müşteriye iletmek

Belge ayarlarından resmîleşen e-Arşiv faturanın alıcıya PDF ekli e-postayla kendiliğinden gönderilmesini seçersiniz: yalnız internet satışları (varsayılan), tüm e-Arşiv faturalar ya da kapalı. Otomatik gönderim kapalıyken belge ekranındaki E-posta ile Gönder ve WhatsApp ile Gönder seçeneklerini kullanırsınız. Kâğıt isteyen müşteriye resmî PDF'in çıktısını verirsiniz. İnternet satışında alıcının e-posta adresi yoksa Faturika sizi uyarır; bu satışlarda elektronik iletim zorunludur.

İnternet satışlarında ek alanlar

İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturada web adresi, ödeme şekli ve tarihi, gönderim tarihi ve taşıyıcı bilgisi gibi ek bilgiler bulunmalıdır. Faturika'da faturayı internet satışı olarak işaretlediğinizde bu alanlar formda açılır ve belgeye işlenir. Malı kendiniz teslim ediyorsanız "Kendi teslimatım" seçeneği taşıyıcı olarak firmanızın bilgilerini yazar. Belge ayarlarından ayrı bir internet satışı serisi de talep edebilirsiniz. Zorunlu bilgilerin tam listesi internet satışında e-Arşiv rehberinde; pazaryeri siparişleri için pazaryeri entegrasyonuna bakın.

İptal ve iade

e-Arşiv fatura alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilebilir. Faturika belge ekranında iptal için son günü gösterir; süre dolduysa iptal düğmesi yerine bilgilendirme görürsünüz. Süreler ve itiraz yolları fatura iptali ve itiraz rehberinde.

Mal iadesinde iade faturasını malı iade eden düzenler. Nihai tüketici fatura düzenleyemediği için satıcı gider pusulası düzenler: Faturika'da satış faturasının detayındaki İade Kaydı pusulayı hazırlar, kesinleştiğinde stok girişi ve cari hareketi işlenir. Ayrıntı iade faturası rehberinde.

Elle takip ile Faturika karşılaştırması

Örnek senaryo: kendi sitesinden satan butik

Bir giyim butiği sitesinden bir müşteriye elbise satar. Faturayı Faturika'da keserken müşterinin adını ve T.C. kimlik numarasını girer; sorgu sonucu belge türü e-Arşiv olarak gelir. Faturayı internet satışı olarak işaretler, web adresini, kartla ödemeyi ve kargo firmasını seçer. Gönderimden sonra fatura PDF ekli e-postayla müşteriye kendiliğinden ulaşır. Müşteri iki gün sonra ürünü iade eder: butik satış faturasının detayından İade Kaydı ile gider pusulasını hazırlar ve kesinleştirir.

Sık yapılan hatalar

• Geçen ayki kayda güvenmek: Alıcı sonradan e-Fatura'ya geçmiş olabilir; kontrol her faturada yapılmalıdır.
• İnternet satışını işaretlememek: Zorunlu bilgiler eksik kalır ve elektronik iletim atlanabilir.
• İptal süresini kaçırmak: 8 gün dolduktan sonra iptal yolu kapanır.
• Tüketici iadesine iade faturası beklemek: Nihai tüketici iadesinde gider pusulası düzenlenir.

Kontrol listesi

• Alıcının kimlik numarası doğru ve mükellefiyet sorgusu yapıldı mı?
• İnternet satışıysa ek alanlar ve alıcının e-posta adresi dolu mu?
• Fatura, teslimden itibaren yasal süre içinde mi? (7 gün kuralı)
• Otomatik e-posta ayarı iş akışınıza uygun mu?

Sık sorulan sorular

e-Arşiv, Faturika ön muhasebe programının parçasıdır: cari, stok ve tahsilat takibiyle birlikte gelir. Ücretsiz deneyin, hediye kontörlerle ilk faturanızı bugün kesin.

İlgili sayfalar