CRM Entegrasyonu

CRM ile ön muhasebe neden konuşmalı?

Satış ekibi CRM'de, finans Excel'de çalıştığında iki taraf da eksik görür: satışçı müşterinin ödeme alışkanlığını bilmez, finans hangi fırsatın faturaya dönüşeceğini göremez. CRM entegrasyonu bu kopukluğu kapatır: tek müşteri kaydı, iki sistemde tutarlı. Satışçı faturayı ayrıca istemez, finans aynı müşteriyi ikinci kez yazmaz.

Entegrasyon nasıl çalışır?

1. Anahtarı alın: Ayarlar → Entegrasyon bölümünden bir API anahtarı oluşturun. Anahtar yalnız kendi firmanızın verisine erişir; sızdığından şüphelenirseniz iptal edip yenisini üretirsiniz.
2. Müşteriyi eşleyin: CRM'deki müşteri, cari ekleme ucuyla vergi ya da T.C. kimlik numarası üzerinden Faturika'ya yazılır. Aynı numara ikinci kez geldiğinde yeni kart açılmaz, mevcut kart güncellenir.
3. Fırsat kazanıldığında belgeyi açın: CRM'inizin otomasyonu ya da küçük bir ara servis, Faturika'da sipariş ya da fatura taslağı oluşturur. İsterseniz faturayı tek çağrıda oluşturup gönderebilirsiniz.
4. Finans kontrol eder: Sipariş panelde tek tıkla e-Fatura, e-Arşiv ya da e-İrsaliyeye dönüşür. Gönderimde alıcının mükellefiyeti yeniden sorgulanır; seçilen tür uyuşmazsa belge gitmez ve kontör düşmez.
5. Durum CRM'e döner: Webhook'lar belge gönderildiğinde ve durumu değiştiğinde CRM'inize haber verir. Ödeme durumu ve tahsil edilen tutar belge sorgusuyla okunur.

Hangi veri hangi yönde akar?

Uçların tam listesi, örnek istekler ve güvenlik sınırları e-Fatura API sayfasında; mevzuat ve teknik kontrol listesi API ile e-Fatura entegrasyonu rehberinde.

Teklif nerede hazırlanır?

Teklif Faturika'da panelden hazırlanır; API üzerinden teklif oluşturulamaz ya da okunamaz. Teklif sürecinizi CRM'de yürütüyorsanız fırsat kazanıldığında Faturika'ya sipariş ya da fatura taslağı gönderirsiniz. Teklifi Faturika'da hazırlamayı seçerseniz teklif programı müşteriye süreli bir onay bağlantısı gönderir; onaylanan teklif fatura taslağına dönüşür, kalemler ve vergiler yeniden yazılmaz.

Faturika'daki yerleşik müşteri takibi

Ayrı bir CRM kullanmıyorsanız Faturika'nın cari altyapısı hafif CRM ihtiyaçlarını karşılar:

• Müşteri kartı: yetkililer (ad, e-posta, telefon), kategori ve notlar.
• Cari ekstre: satış belgeleri ve tahsilatlar tarih sırasıyla, açılış bakiyesiyle birlikte.
• Risk görünümü: açık alacak, vadesi geçen tutar, çek/senet riski ve kullanılabilir avans.
• Müşteriyle paylaşım: süreli portal bağlantısı, WhatsApp ile hesap özeti ve cari mutabakat.

"Bu müşterinin açık bakiyesi ne, en son ne zaman ödedi?" sorusunun cevabı tek ekrandadır. Ayrıntılar cari hesap takip programı sayfasında.

Kimler için uygun?

• Satış ekibi CRM'de çalışan KOBİ'ler: fırsat takibini CRM'de, faturayı ve tahsilatı Faturika'da tutmak isteyenler.
• Abonelik ve proje satan firmalar: ajanslar, yazılım şirketleri, eğitim kurumları gibi her kazanılan işi faturaya çeviren işletmeler.
• Kendi yazılımını geliştiren ekipler: CRM'i kurum içinde yazılmış olan ve faturayı aynı akışa bağlamak isteyenler.

Web mağazası ya da pazaryeri üzerinden satış yapıyorsanız WooCommerce eklentisi ve pazaryeri entegrasyonu kod yazmadan başlamanızı sağlar.

Örnek senaryo: proje satan bir yazılım ajansı

Ajansın satış ekibi fırsatları CRM'de izler. Bir web sitesi projesi "kazanıldı" aşamasına geçtiğinde CRM'in otomasyonu ara servisi tetikler. Servis önce müşteriyi vergi numarasıyla Faturika'ya yazar, ardından proje kalemleriyle bir sipariş açar. Finans sorumlusu siparişi panelde kontrol edip e-Faturaya dönüştürür ve gönderir. Belge onaylandığında gelen webhook, CRM'deki fırsata fatura numarasını işler. Müşteri ödeme yaptığında muhasebeci tahsilatı faturaya işler; CRM ödeme durumunu belge sorgusuyla günceller ve satışçı müşteriyi aramadan önce borcu olup olmadığını görür.

Sık yapılan hatalar

• Vergi numarasız müşteri göndermek: Eşleme vergi numarasıyla yapılır; numarasız kayıt çift kart ve yanlış belge türü riskini artırır.
• Tekillik anahtarı kullanmamak: Zaman aşımında tekrarlanan istek Idempotency-Key olmadan ikinci belge açabilir.
• Belge türünü CRM'de sabitlemek: Müşteri e-Fatura'ya geçmiş olabilir; türü mükellefiyet sorgusuna bırakın.
• Webhook imzasını doğrulamamak: Her isteğin imzasını ve zaman damgasını kontrol edin.
• Her fırsatı doğrudan göndermek: Kontrol gerektiren işlerde sipariş ya da taslak açıp gönderimi finansa bırakmak hatayı azaltır.

Kurulum kontrol listesi

• API anahtarı oluşturuldu ve güvenli yerde saklanıyor mu?
• Müşteri eşlemesi vergi ya da T.C. kimlik numarasıyla mı yapılıyor?
• Belge oluşturma isteklerinde Idempotency-Key gönderiliyor mu?
• Webhook adresi panelde tanımlandı, imza doğrulaması yazıldı mı?
• Taslak ve sipariş akışı gerçek gönderimden önce denendi mi?

Mutabakat ve raporlama

Müşteri bazlı ciro, açık bakiye ve vadesi geçen alacaklar raporlarda hazırdır; CRM'deki segmentlerinizle eşleştirip satış ve finans toplantılarını tek veri üzerinden yapabilirsiniz. Bakiye teyidi gerektiğinde müşteriye cari mutabakat gönderirsiniz; müşteri bağlantıdan mutabık olup olmadığını bildirir.

İlk aktarımda çok sayıda müşteri kartı taşıyacaksanız istekleri sıraya koyun: API anahtar başına dakikada 60 istek kabul eder, aşımda ne zaman yeniden deneyeceğinizi yanıtla bildirir.

Sık sorulan sorular

Satış ve finansı aynı masaya oturtun: ücretsiz kaydolun, API anahtarınızı alın, ilk entegrasyonu bugün kurun.

İlgili sayfalar