Stok Takip Programı

Stok takibi neden faturayla birlikte yapılmalı?

Excel'de tutulan stok listesi, kesilen her faturadan sonra elle güncellenmek zorundadır; bir satır unutulduğunda rafta olmayan ürün satılır ya da elde kalan ürün yeniden sipariş edilir. Faturika'da stok hareketinin kaynağı belgedir: gönderilen e-İrsaliye ve "Stok çıkışı yap" işaretli satış faturası stoğu düşürür, alış kaydı ve gelen e-İrsaliye ya da e-Faturadan yapılan stok girişi artırır. Kayıt tek yerde kalır; hangi hareketin hangi belgeden geldiği her zaman izlenebilir.

Nasıl çalışır?

1. Ürün kartını açın: ürünü "stok takipli" işaretleyin, varsa açılış stoğunu ve kritik seviyeyi girin.
2. Depolarınızı tanımlayın: tek depoyla başlayabilir, şube ya da ambar ekledikçe transferle dağıtabilirsiniz.
3. Alışı kaydedin: tedarikçi faturasını alış kaydı olarak girin ya da gelen e-Faturayı ve e-İrsaliyeyi "Depoya Stok Girişi" ile stoğa alın.
4. Satışı belgeleyin: sevkiyatta e-İrsaliye gönderin ya da faturada "Stok çıkışı yap" seçeneğini işaretleyin; stok belge gönderildiği anda düşer.
5. Raporu izleyin: stok raporunda eldeki miktarı ve kritik ürünleri, değerleme raporunda maliyeti görün.

Ürün kartı

Ürün adı, stok kodu (SKU), barkod, birim, GTİP kodu, KDV oranı, alış ve satış fiyatı (vergili/vergisiz iki yönlü), kategori, fotoğraf ve varsa ÖTV varsayılanı tek kartta. Fatura keserken ürünü seçtiğiniz anda fiyat ve vergi bilgisi satıra gelir; ürünler ad, stok kodu ya da barkodla aranır. Fiyat listeleriyle müşteri bazlı özel fiyat tanımlanır.

Çoklu depo ve transfer

Stok seviyeleri depo bazında tutulur. Depolar arası transfer tek kayıtla yapılır: kaynak depodan çıkış ve hedef depoya giriş olarak hareket geçmişine işlenir; hangi ürünün hangi depoda kaç adet olduğu anlık görünür. Satış çıkışları varsayılan depodan yazılır; gelen belgeden stok girişi yaparken depoyu siz seçersiniz. Sayım sonrası fark, not düşülerek manuel giriş/çıkışla düzeltilir.

Kritik stok ve negatif stok uyarısı

Ürün bazında kritik seviye tanımlarsınız; stok o seviyeye ya da altına indiğinde stok raporunda ürün "Kritik" olarak işaretlenir ve raporu yalnız kritik ürünlere süzebilirsiniz. Raf boşalmadan sipariş listenizi buradan çıkarırsınız.

Stok çıkışı işaretli bir fatura ya da e-İrsaliye, eldeki miktardan fazlasını düşecekse belge gönderilmeden önce uyarı verir; negatif stoğa düşmek istisnai onay gerektirir. Barkodu tanımlı olmayan ürün için de bilgi notu gösterilir.

Stok maliyeti ve değerleme

Alış belgelerindeki birim fiyat ve kurdan stok maliyeti oluşur. Döviz alışlarında kur girilmemişse maliyet uydurulmaz; hareket kur bekleyen olarak işaretlenir ve kur girildiğinde hesaplanır. Stok değerleme raporu depo ve ürün bazında toplam maliyeti verir; kârlılık raporu satış fiyatıyla maliyeti karşılaştırır. Dövizli alışlarda kurun nasıl belirlendiğini dövizli fatura sayfasında bulabilirsiniz.

e-İrsaliye ile sevkiyat

Sevkiyatlarınızı e-İrsaliye ile belgelendirir, irsaliyeyi tek tıkla faturaya dönüştürürsünüz. İrsaliyeyle düşülen miktar, faturada stok çıkışı işaretli olsa bile ikinci kez düşmez; yalnız irsaliyede olmayan kalan miktar düşer. Tedarikçiden gelen e-İrsaliyeler Gelen Kutusu'na düşer; "Depoya Stok Girişi" ile kalemler önce stok koduna, bulunamazsa ürün adına göre ürünlerinizle eşleşir ve stok artar. Eşleşmeyen satırlar size bildirilir, elle tamamlarsınız.

İade olduğunda stok

Müşteriniz e-Fatura mükellefiyse iadede size iade faturası keser; bu belge gelen kutunuza düşer ve "Depoya Stok Girişi" ile ürün, satıştaki çıkış maliyetiyle stoğa geri girer. Nihai tüketicinin iadesinde gider pusulası kesinleşince stok girişi yazılır. Siz tedarikçinize mal iade ettiğinizde düzenlediğiniz iade faturasında stok çıkışını işaretlerseniz, belge gönderildiğinde stoktan düşülür. Hangi belgenin kimin tarafından düzenlendiğini iade faturası rehberinde anlattık.

Excel ile Faturika stok takibi karşılaştırması

Kimler için uygun?

• Toptan ve perakende ticaret: çok ürün, çok hareket; stok kodu ya da barkodla hızlı arama.
• e-Ticaret satıcıları: satış kanallarından gelen faturaların yanında stoğu tek ekranda izlemek isteyenler; API ile kesilen faturada satır ürüne bağlanıp stok çıkışı istenebilir.
• Birden fazla deposu olan işletmeler: depo bazlı seviye ve transfer.

Örnek senaryo

Bir hırdavat toptancısı tedarikçisinden gelen e-İrsaliyeyi "Depoya Stok Girişi" ile ana depoya alıyor; 40 kalemin 38'i stok koduyla eşleşiyor, eşleşmeyen iki kalemi elle giriyor. Tedarikçinin e-Faturası gelip irsaliyeyle bağlandığında, miktar ikinci kez girilmeden maliyetler tamamlanıyor. Hafta içinde bir müşteriye e-İrsaliyeyle mal sevk ediliyor ve stok düşüyor; ay sonunda irsaliyeler faturaya dönüştürüldüğünde aynı miktar ikinci kez düşmüyor. Şubeye 20 koli transfer ediliyor. Cuma günü stok raporu kritik ürünlere süzülüp sipariş listesi çıkarılıyor.

Sık yapılan hatalar

• Ürünü stok takipli işaretlememek: takipsiz üründe hiçbir belge stok hareketi yazmaz.
• Faturada stok çıkışını unutmak: irsaliyesiz satışta "Stok çıkışı yap" işaretlenmezse stok düşmez.
• Serbest metinli satır: satırı ürün kartından seçmezseniz satır ürüne bağlanmaz ve stok etkilenmez.
• Döviz alışında kuru girmemek: maliyet kur bekleyen olarak kalır, değerleme eksik görünür.

Kontrol listesi

• Stok takibi yapılacak ürünler işaretli, açılış stokları girilmiş mi?
• Stok kodları tedarikçi irsaliyelerindeki kodlarla uyumlu mu?
• Depolar tanımlı, varsayılan depo doğru mu?
• Kritik seviyeler en çok satan ürünler için girilmiş mi?
• Dövizli alışların kurları tamam mı?

Sık sorulan sorular

İlgili özellikler

Stok takibi, Faturika ön muhasebe programının ve bulut ERP modüllerinin parçasıdır; cari ve kasa takibiyle birlikte gelir. Ücretsiz deneyin.