Tekrarlayan Fatura

Tekrarlayan fatura neden gerekli?

Her ay aynı müşteriye aynı kalemlerle fatura kesiyorsanız, bu iş zamanla hem sıkıcı hem de riskli hâle gelir: bir ay unutulur, bir ay yanlış tutar yazılır, bir ay KDV oranı eski faturadan kopyalanırken karışır. Faturika'da tekrarlayan fatura, doğru kesilmiş bir faturayı şablon alır ve her dönem aynı cari, kalem, vergi ve not bilgileriyle yeni bir fatura oluşturur. Siz yalnız kontrol edersiniz.

Nasıl kurulur?

1. Şablon faturayı seçin: Satışlar → Faturalar altında tekrarlamak istediğiniz e-Fatura ya da e-Arşiv faturasının detayına girin ve Tekrarlayan Yap deyin.
2. Sıklığı belirleyin: "Her 1 ayda bir" gibi; 1 ile 30 arasında bir sayı ve gün, hafta, ay ya da yıl birimi seçilir. Formun başında planın özeti okunur: "Her ayın 6. günü tekrarlanacak."
3. İlk tekrar tarihini girin: sonraki dönemler bu tarihten ilerler.
4. Vade ve bitişi seçin: aşağıdaki seçeneklerden size uyanı işaretleyip kaydedin.

Bir faturada aynı anda yalnız bir etkin tekrarlama olabilir. Kurduğunuz planları Faturalar sayfasındaki Tekrarlayan Faturalar sekmesinde listelersiniz: şablon, müşteri, tutar, sıklık, sonraki tarih, mod ve durum tek satırda görünür.

Plan seçenekleri

Erken oluşturma seçildiğinde fatura, tekrar gününden belirttiğiniz gün kadar önce hazırlanır; faturanın tarihi oluşturulduğu gündür. Tekrar sayısı dolduğunda ya da bitiş tarihi geçtiğinde plan kendiliğinden durur. Listedeki Durdur ile planı dilediğiniz an bekletir, Devam Ettir ile yeniden başlatırsınız.

Taslak mı, otomatik gönderim mi?

Zamanlayıcı her sabah vadesi gelen planları tarar ve şablonun kopyası olan yeni faturayı oluşturur. Yeni faturaya müşteri, kalemler (miktar, birim fiyat, KDV, iskonto, tevkifat ve istisna bilgileri dahil), notlar, ödeme IBAN'ları, seri ve fatura tipi aynen taşınır; fatura numarası gönderimde verilir.

• Taslak bırak: fatura taslak olarak bekler ve size "Tekrarlayan fatura taslağı hazır" bildirimi gelir. Tutarı ya da açıklamayı o döneme göre düzeltip gönderirsiniz.
• Otomatik gönder: fatura oluşturulduğu anda e-Fatura ya da e-Arşiv olarak gönderime alınır ve "Tekrarlayan fatura gönderildi" bildirimi gelir.

Otomatik gönderim de elle gönderimle aynı denetimlerden geçer. Bir denetime takılan fatura taslak olarak kalır; nedeni hem bildirimde hem de Tekrarlayan Faturalar listesinde planın altında görünür. Taslak modunu seçtiyseniz taslağı uzun süre bekletmeyin; faturanın yasal düzenleme süresini fatura düzenleme süresi rehberinde anlattık.

Dövizli faturalarda kur kuralı

Dövizli bir fatura tekrarlandığında şablondaki eski kur yeni faturaya kopyalanmaz; yeni faturanın kur alanı boş oluşur ve Faturika kuru kendisi tahmin etmez. Bu nedenle dövizli faturalar, otomatik gönderim açık olsa bile gönderilmez: belge gününün kurunu girip elle gönderirsiniz. Ayrıntılar için dövizli fatura sayfasına bakabilirsiniz.

Bildirimler, takvim ve kontör

• Bildirim: her dönem fatura oluştuğunda firma sahibine panel bildirimi ve e-posta gider; bağlantı doğrudan yeni faturayı açar.
• Takvim: gönderilen tekrarlayan faturalar, tahsil edilene kadar vade tarihleriyle Nakit Planlama → Ödeme Takvimi'nde beklenen tahsilat olarak görünür. Tahsilatı ve müşteri bakiyesini cari hesap takibi ile izlersiniz.
• Kontör: taslak oluşturmak kontör harcamaz; kontör yalnız fatura gönderilirken, belge başına 1 adet düşer.
• Geçmiş korunur: her dönem ayrı bir fatura olarak oluşur; planı sonradan değiştirmek daha önce kesilmiş faturaları etkilemez.

Tekrarlayan giderler: alış tarafında aynı düzen

Ödediğiniz kira, yazılım aboneliği ya da hizmet bedelleri için Giderler → Tekrarlayan Giderler bölümü vardır. Günlük, haftalık, aylık, ay sonu, yıllık ya da tek seferlik tekrar seçilir; her dönem taslak gider fişi oluşturulur ya da yalnız hatırlatma gelir. Ödeme ve stok hareketi hiçbir zaman otomatik kaydedilmez.

• Sürümlü şablon: gider şablonunu düzenlediğinizde (ör. kira zammı) şablonun sürüm numarası artar; önceden üretilmiş fişler ve kayıtları değişmez, sonraki dönemler yeni sürümle üretilir.
• Kaçırılan dönemler: şablon bir süre bekletildiyse kaçan dönemler incelemeye düşer (önerilen), yalnız en yenisi üretilir ya da tümü sınırlı sayıda üretilir.
• Takvimde plan: gelecek dönemler Ödeme Takvimi'nde planlanan ödeme olarak görünür; fiş oluşunca plan kalemi fişle yer değiştirir, aynı tutar iki kez sayılmaz.

Kimler için uygun?

Mülk kiraya verenler, bakım ve servis sözleşmesiyle çalışan firmalar, danışmanlar, muhasebe büroları, eğitim kurumları ve aylık üyelik satan işletmeler. Hosting, alan adı ya da yazılım aboneliğini WHMCS üzerinden satıyorsanız faturalar zaten WHMCS'te oluşuyor olabilir; bu durumda ödenen faturayı resmîleştiren WHMCS e-Fatura modülü daha uygun bir yoldur. Her ay farklı tutarlı çok sayıda faturayı bir kerede kesmek içinse toplu fatura kesme özelliğine bakın.

Sık sorulan sorular

İlgili özellikler

Tekrarlayan fatura, Faturika fatura programının bir parçasıdır. Ücretsiz deneyin, ilk tekrarlayan faturanızı bugün kurun.