Çek Senet Takip Programı

Çek ve senet takibi neden dağılır?

Çekler bir klasörde, vadeler bir ajandada, tahsilatlar bankada, cari bakiye başka bir tabloda durduğunda hangi çekin bankaya verildiği, hangisinin ciro edildiği, hangisinin vadesinin bu hafta dolduğu ancak her şey tek tek kontrol edilince anlaşılır. Vadesi kaçan bir çek ya da tahsil edildiği hâlde cariden düşülmeyen bir tutar, ay sonunda yanlış bakiye ve boşa geçen mutabakat telefonları demektir. Faturika'da çek ve senetler, faturalarınızla aynı cari kartlarına ve aynı kasa-banka hesaplarına bağlı bir çek senet takip programı içinde tutulur.

Alınan ve verilen çek-senetler tek listede

Çek & Senetler sayfası iki sekmeden oluşur: Alınan Çek/Senet müşterilerinizden aldığınız, alacak niteliğindeki kayıtları; Verilen Çek/Senet ise sizin keşide ettiğiniz, borç niteliğindeki kayıtları gösterir. Yeni kayıt eklerken şunları girersiniz:

• Tür: çek ya da senet.
• Cari: unvan ya da VKN ile aranarak seçilir; cari kartlarınızla aynı kayıttır.
• Banka ve çek/senet numarası.
• Tutar ve vade (zorunlu), isterseniz kısa bir not.

Liste vade tarihine göre sıralanır. Vadesi 3 gün ya da daha az kalan açık kayıtlar kalın, vadesi geçenler kırmızı yazılır; böylece o hafta hangi çeklerle ilgilenmeniz gerektiği ilk bakışta görünür. Listenin üstünde, portföyde ve tahsilde bekleyen kayıtların toplamı Açık portföy olarak yer alır.

Durum adımları: portföyden tahsile, cirodan ödemeye

Her kayıt Portföyde durumuyla başlar. Sonraki adımlar kaydın yönüne göre değişir ve her satırdaki düğmelerle tek tıkla işaretlenir:

İzin verilmeyen bir geçiş yapılamaz: örneğin tahsil edilmiş bir çek yeniden ciro edilemez, verilen bir çek tahsile verilemez. Karşılıksız işaretlemeden önce onay istenir, çünkü bu adım panelden geri alınmaz. Tahsil ve ödeme işlemleri aynı kayıt için tekrar gönderilse bile ikinci kez yazılmaz.

Vade uyarıları: son gün sürprizi olmasın

Faturika her sabah portföyde ve tahsilde bekleyen çek ve senetleri tarar. Vadesine 3 gün kalan ve vadesi bugün olan her kayıt için firma sahibine uygulama içi bildirim ve e-posta gönderilir. Bildirimde türü (çek/senet), yönü (alınan/verilen), numarası, tutarı ve vade tarihi yazar; e-postadaki bağlantı doğrudan çek-senet listesini açar. Aynı kayıt için aynı hatırlatma bir kez gönderilir, tekrar tekrar gelmez. Tahsil edilmiş, ödenmiş, ciro edilmiş ya da karşılıksız işaretlenmiş kayıtlar için hatırlatma gitmez.

Cari ekstre ve kasa-banka hesaplarına etkisi

Çek portföyde ya da tahsildeyken henüz para el değiştirmemiştir; bu yüzden kasa, banka ve cari bakiyesine dokunulmaz. Mali etki yalnız iki anda oluşur:

• Tahsil Edildi: seçtiğiniz kasa ya da banka hesabına giriş yazılır; tutar ilgili cariye tahsilat olarak işlenir ve cari ekstresinde "çek … tahsil edildi" açıklamasıyla görünür.
• Ödendi: verilen çekte seçtiğiniz hesaptan çıkış yazılır; tutar tedarikçi carisine tediye olarak işlenir ve ekstrede "çek … ödendi" diye görünür.

İşlem, işaretlediğiniz günün tarihiyle kaydedilir. Karşılıksız çıkan ya da ciro edilen çek kasa-banka hareketi oluşturmaz. Banka hesabınıza geçen tutarları ekstreyle karşılaştırmak için banka mutabakatı ekranını kullanabilirsiniz.

Raporlarda çek-senet riski

Çek-senet kayıtları yalnız kendi listesinde kalmaz; nakit ve alacak raporlarına da taşınır:

• Vade Analizi: alacak yaşlandırma tablosunda her cari için Çek Riski sütunu, o cariden alınıp portföyde ya da tahsilde bekleyen çek-senet toplamını gösterir. Bu tutar açık alacağa eklenmez, ayrı gösterilir; cari için risk limiti tanımladıysanız kullanılan riske dahil edilir. Rapor Excel ya da CSV olarak indirildiğinde çek riski sütunları da gelir.
• Cari detayı: cari kartındaki risk özetinde Çek/senet riski satırı yer alır.
• Nakit Planlama: Ödeme Takvimi sekmesinde açık çek-senet vadeleri "Çek/senet vadesi" olarak listelenir. Projeksiyon sekmesinde ise tahsil edilmemiş çek-senet tutarları, paraları henüz kesin olmadığı için nakit bakiyesine katılmaz; kaç kaydın dışarıda tutulduğu ayrıca yazılır.

Böylece tahsil edilmemiş bir çek, gerçekleşmiş nakit gibi görünüp planınızı şişirmez; ama vadesi yaklaşan riski de gözden kaçmaz.

Kimler için uygun?

Toptancılar, inşaat ve yapı malzemesi satıcıları, tekstil ve gıda dağıtımı yapan işletmeler, bayileri olan üreticiler — kısacası vadeli satış yapıp ödemenin bir kısmını çek ya da senetle alan, tedarikçisine de çek veren her işletme. Çek-senet takibi ön muhasebe programının içindedir; faturalarınız, online tahsilatlarınız ve cari hesaplarınızla aynı kayıtlar üzerinde çalışır.

Sık sorulan sorular

İlgili özellikler

Çek ve senetlerinizi vadesi kaçmadan izlemek için ücretsiz deneyin; ilk kaydınızı birkaç dakikada ekleyin.