e-İrsaliye

e-İrsaliye nedir?

e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır: malın bir noktadan diğerine taşındığını belgeler. GİB standardında elektronik ortamda düzenlenir, elektronik imza ya da mali mühürle imzalanır, alıcısına elektronik ortamda iletilir ve elektronik saklanır. VUK Genel Tebliği Sıra No 509'a göre yeni bir belge türü değildir; kâğıt sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliklere sahiptir. Matbu koçan bastırma, elle doldurma ve klasör arşivi derdi biter.

Kimler için zorunlu?

e-İrsaliye uygulamasına katılmanın ön şartı e-Fatura kullanıcısı olmaktır. Zorunluluk, e-Fatura kullanıcısı olup belirli hasılat eşiğini aşan işletmeleri ve bazı sektörleri (örneğin demir-çelik, gübre, maden) kapsar. Güncel eşikleri, sektör listesini ve geçiş tarihlerini e-Belge zorunluluğu rehberinde tebliğe dayanarak anlattık. Kapsam dışındaysanız da gönüllü geçebilirsiniz; sevkiyatı yoğun işletmelerde bu, operasyonu belirgin şekilde hızlandırır.

Faturika'da e-İrsaliye nasıl düzenlenir?

1. Modülü açın: GİB'deki e-İrsaliye kaydınız tamamlandığında Ayarlar → Belge Ayarları'ndan e-İrsaliye modülünü açarsınız. Mal sevkiyatı yapmayan firmaların menüsü bu sayede sade kalır.
2. Belgeyi başlatın: Yeni belge ekranında türü e-İrsaliye seçin ya da hazır bir siparişi "e-İrsaliyeye Dönüştür" ile taslağa çevirin.
3. Alıcı adresini tamamlayın: Carinin teslimat adresinde adres, il, ilçe ve 5 haneli posta kodu bulunmalıdır. Eksikse Faturika gönderimi durdurur ve neyin eksik olduğunu söyler.
4. Sevk bilgilerini girin: Fiili sevk tarihi ve saati zorunludur. Kendi aracınızla taşıyorsanız plaka, şoför adı ve T.C. kimlik numarası; taşıyıcı firmayla gönderiyorsanız firmanın unvanı ve vergi numarası yazılır. İkisi de boşsa uyarı görürsünüz.
5. Gönderin: İrsaliye 1 kontörle resmîleşir. Resmî PDF'i belge ekranından açıp araçta çıktı olarak bulundurabilir ya da telefondan gösterebilirsiniz.

Siparişten sevke, sevkten faturaya

Faturika'da irsaliye ile fatura aynı kaynağa, yani siparişe bağlanır. Siparişi önce e-İrsaliyeye, sonra faturaya dönüştürürsünüz; iki belge de sipariş satırlarıyla satır satır ilişkilendirilir. Bu bağ sayesinde kısmi sevk mümkündür: 100 koliyi iki irsaliyeyle 60 ve 40 olarak gönderebilirsiniz, ancak siparişte kalan miktarı aşan sevk engellenir. Belgeler arasındaki zincir belge detayında görünür.

Fatura tarafında da aynı zincir çalışır: fatura formu, satırların hangi irsaliyeden karşılandığını gösterir. Sevk edilen = faturalanan tutarlılığı böylece kendiliğinden korunur. Faturanın ne kadar süre içinde kesilmesi gerektiğini fatura düzenleme süresi rehberinde bulabilirsiniz.

Stok nasıl işler?

e-İrsaliye gönderildiğinde, stok takibi açık ürünler varsayılan depodan çıkış olarak işlenir; mal depodan fiilen çıktığı an kayıt da düşer. Aynı siparişten kesilen fatura, irsaliyeyle karşılanan miktarı ikinci kez düşmez; yalnız karşılanmayan kalan miktar düşer. Tedarikçinizden gelen e-İrsaliyelerde ise detay ekranındaki Depoya Stok Girişi ile kalemleri seçtiğiniz depoya alırsınız. Depo, transfer ve kritik stok ayrıntıları için stok takip programına bakın.

Gelen e-İrsaliyeye yanıt

Tebliğe göre kendisine e-İrsaliye düzenlenen alıcı, isterse malların ne kadarını teslim aldığını, kabul etmediği miktarı ve nedenini e-İrsaliye yanıtıyla gönderene bildirebilir. Belgenin tamamen hatalı olması hâlinde ret de mümkündür, ancak ret malın fiili sevkinden önce yapılmalıdır; sevkten sonra gönderilen ret yanıtı hükümsüzdür. Faturika'da gelen irsaliyenin detayından kabul, şikayetli kabul ya da hasar veya miktar farkı bildiren yanıtı gönderirsiniz.

Kâğıt irsaliye ile e-İrsaliye karşılaştırması

Örnek senaryo: kısmi sevk yapan toptancı

Bir kırtasiye toptancısı, bir okul zincirinden 100 koli sipariş alır ve siparişi Faturika'ya kaydeder. Pazartesi 60 koli hazırdır: siparişi e-İrsaliyeye dönüştürür, miktarı 60 yapar, plaka ve şoför bilgisini girip gönderir. Stoktan 60 koli düşer. Çarşamba kalan 40 koli için ikinci irsaliyeyi aynı siparişten keser; 50 yazmaya çalışsaydı Faturika kalan miktarın aşıldığını söyleyerek durdururdu. Perşembe siparişi faturaya dönüştürür: fatura 100 koliyi gösterir, iki irsaliyenin numaraları zincirde görünür ve stok ikinci kez düşmez.

Kimler için uygun?

• Toptancılar ve distribütörler: aynı siparişi birden fazla sevkiyatla teslim edenler.
• Üreticiler: fabrikadan müşteriye ya da depoya düzenli mal çıkışı yapanlar.
• Kendi aracıyla dağıtım yapan işletmeler: araç ve şoför bilgisini her sevkte belgeye eksiksiz işlemek isteyenler.
• Zorunluluk kapsamındaki sektörler: tebliğde sayılan faaliyetlerde bulunan mükellefler.

Sık yapılan hatalar

• İrsaliyeyi sevkten sonra düzenlemek: e-İrsaliye fiili sevkten önce düzenlenir; araç yola çıkmadan belge hazır olmalıdır.
• Posta kodu eksik adres: Carinin teslimat adresini bir kez eksiksiz kaydetmek her sevkte zaman kazandırır.
• İrsaliye ve faturayı birbirinden bağımsız kesmek: Kaynak bağı kurulmazsa aynı mal hem irsaliyede hem faturada stoktan düşebilir. İkisini de aynı siparişten dönüştürün.
• Reddi geç göndermek: Tamamen hatalı irsaliyeyi reddetmek istiyorsanız bunu malın sevkinden önce yapın.

Sevk öncesi kontrol listesi

• Alıcının teslimat adresi, il, ilçe ve posta kodu tam mı?
• Fiili sevk tarihi ve saati doğru girildi mi?
• Plaka ve şoför ya da taşıyıcı firma bilgisi yazıldı mı?
• Miktarlar siparişte kalan miktarla uyumlu mu?
• Araçta belgenin çıktısı ya da telefonda PDF'i var mı?

Sık sorulan sorular

Sevkiyat operasyonunuzu bugün dijitale taşıyın: ücretsiz kaydolun, hediye kontörlerle ilk e-İrsaliyenizi düzenleyin.

İlgili sayfalar