e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Farkı — Hangisi Ne Zaman Kesilir?

Kısaca

Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse (vergi mükellefi ya da nihai tüketici) e-Arşiv fatura düzenlenir.
e-Fatura yalnız GİB'in e-Fatura sistemi üzerinden alıcının posta kutusuna gider; e-Arşiv alıcının talebine göre elektronik ya da kâğıt olarak iletilir.
Temel ve ticari senaryo yalnız e-Faturada vardır; ticari faturada alıcı 8 gün içinde kabul ya da ret yanıtı verebilir.
e-Arşiv faturaların bilgileri GİB'e e-Arşiv raporu ile bildirilir; e-Faturada bu iletim zaten GİB üzerinden olur.

İki belge de yeni bir belge türü değildir; VUK Genel Tebliği Sıra No 509'a göre ikisi de kâğıt faturayla aynı hukuki niteliklere sahiptir. Kimin hangi tarihte e-Fatura ya da e-Arşiv'e geçmek zorunda olduğunu e-Belge zorunluluğu rehberinde anlattık. Bu rehber, uygulamaya geçmiş bir işletmenin her faturada verdiği kararı ele alıyor: bu fatura e-Fatura mı olacak, e-Arşiv mi?

Belge türünü alıcı belirler

Tebliğe göre e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler birbirlerine düzenledikleri faturaları e-Fatura olarak göndermek ve almak zorundadır. e-Arşiv uygulamasına dahil olan mükellefler ise e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara faturayı e-Arşiv olarak düzenler. Tebliğ bunu ayrıca vurgular: satıcı ve alıcının ikisi de kayıtlıysa aralarındaki faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır.

Yani seçimi tutar, ürün ya da müşterinin tercihi belirlemez; alıcının kayıt durumu belirler. e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların güncel listesi GİB tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanır. Alıcı bu listeye sonradan girebileceği için "geçen ay e-Arşiv kesmiştik" bilgisi bugünkü fatura için yeterli değildir; kontrol her faturada yapılmalıdır.

e-Fatura ve e-Arşiv farkı: karşılaştırma tablosu

Konu	e-Fatura	e-Arşiv fatura
Alıcı	e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcı	Kayıtlı olmayan vergi mükellefi ya da nihai tüketici
İletim	Yalnız GİB e-Fatura sistemi üzerinden, alıcının posta kutusuna	Alıcının talebine göre elektronik (ör. e-posta) ya da kâğıt; internet satışında elektronik zorunlu
Senaryo	Temel ya da ticari	Senaryo seçimi yok
Alıcı yanıtı	Ticari senaryoda 8 gün içinde sistem üzerinden kabul/ret	Ticari senaryodaki gibi kabul/ret yanıtı yok
Düzenleme saati	Saat ve dakika, fatura irsaliye yerine geçecekse gösterilir	Saat ve dakika her belgede zorunlu
GİB'e bildirim	İletim GİB üzerinden yapıldığı için ayrı rapor yok	e-Arşiv raporu: günlük, en geç izleyen gün sonu (GİB portalı kullanıcıları hariç)
İptal / itiraz	Ticari faturada ret; temel faturada GİB iptal portalı	Alıcıya iletimden itibaren 8 gün içinde iptal
Alıcının saklaması	Elektronik ortamda, mali mühür veya e-imzasıyla	Elektronik iletildiyse elektronik, kâğıt teslim edildiyse kâğıt

İletim: posta kutusu mu, e-posta mı?

e-Fatura, GİB'in merkezi sistemi üzerinden gider. Gönderen tarafın belgesi GİB'e ulaşır, GİB kontrollerden geçen zarfı alıcının posta kutusuna iletir ve her adımda sistem yanıtı döner. Tebliğe göre e-Fatura uygulaması aracılığıyla gönderilmeyen ya da alınmayan belge e-Fatura hükmünde değildir. Bu yüzden e-Faturanın e-postayla ya da kâğıtla gönderilen bir görüntüsü, belgenin kendisinin yerini tutmaz.

e-Arşiv fatura, GİB'in e-Fatura sisteminden geçmez. Satıcı faturayı elektronik ortamda oluşturur ve alıcının talebine göre kâğıt olarak verir ya da elektronik ortamda (internet dahil her türlü elektronik araçla) iletir. Elektronik iletilen faturanın ayrıca kâğıda basılması gerekmez. Alıcıya ulaşan hâli belgenin aslı, satıcının sakladığı elektronik hâli ikinci nüshasıdır. İnternetten yapılan satışlarda elektronik iletim zorunludur; bu satışlarda faturada bulunması gereken ek bilgiler için internet satışında e-Arşiv rehberine bakın.

Temel ve ticari senaryo

Senaryo, yalnız e-Faturada seçilir. GİB'in e-Fatura entegrasyon kılavuzuna göre temel senaryoda fatura alıcının posta kutusuna ulaşır ve süreç orada tamamlanır; alıcı sistem üzerinden yanıt vermez. Ticari senaryoda alıcı, faturayı kabul ya da ret eden bir uygulama yanıtı gönderebilir. Kılavuz bu yanıtın faturanın alınmasından sonra sekiz gün içinde gönderilmesini, süre geçtikten sonra dönülen yanıtın engellenmesini öngörür. Reddedilen ticari fatura hükümsüz olur.

Taraflar arasında kabul/ret sürecine ihtiyaç yoksa temel senaryo yeterlidir. e-Arşiv faturada böyle bir seçim yoktur.

İptal ve itiraz yolları

İptal yolları da belge türüne göre ayrılır: ticari e-Faturada alıcı 8 gün içinde ret yanıtı verir, temel e-Faturada iptal GİB'in iptal/itiraz portalından karşılıklı onayla yapılır, e-Arşiv fatura ise alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilir. Süre geçtiğinde noter, KEP ya da taahhütlü mektupla yapılan itirazların GİB sistemine bildirilmesi 1 Mayıs 2021'den beri zorunludur. Adımlar ve süreler için fatura iptali ve itiraz rehberine, mal iadesi için iade faturası rehberine bakın.

e-Arşiv raporu

e-Fatura zaten GİB üzerinden iletildiği için GİB'in elinde bulunur. e-Arşiv fatura ise alıcıya doğrudan gittiğinden bilgileri GİB'e ayrıca bildirilir. Tebliğe göre bu bildirim, GİB'in yayımladığı formatta hazırlanan ve elektronik sertifikayla zaman damgalı imzalanan e-Arşiv raporu ile yapılır. GİB'in Elektronik Arşiv Kılavuzu'na göre rapor, 1 Ocak 2019'dan itibaren günlük dönemler hâlinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar gönderilir. GİB portalını kullanan mükelleflerin ayrıca rapor oluşturma ve gönderme yükümlülüğü yoktur. Raporun gönderilmesi, faturaları saklama ve ibraz ödevini ortadan kaldırmaz.

Saklama

Düzenleyen taraf her iki belgeyi de üzerindeki mali mühür veya elektronik imzayla birlikte elektronik ortamda, yasal süreler boyunca saklar; e-Belgenin düzenleyici tarafından kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Alıcı ise belgeyi kendisine nasıl ulaştıysa öyle saklar: elektronik iletilen belgeyi elektronik ortamda, kâğıt teslim edilen e-Arşiv faturayı kâğıt ortamda. e-Belgelerin Türkiye sınırları içinde muhafaza edilmesi zorunludur.

Faturika'da belge türü nasıl seçilir?

Cari seçildiğinde: carinin kayıtlı mükellefiyet durumuna göre belge türü e-Fatura ya da e-Arşiv olarak ayarlanır ve formda nedeni yazılır. Yeni bir müşterinin vergi ya da T.C. kimlik numarasını girdiğinizde mükellefiyet ve unvan sorgulanır.
Gönderim anında: alıcının mükellefiyeti yeniden sorgulanır. Seçilen tür sonuçla uyuşmuyorsa belge gönderilmez ve kontör düşmez. Sorgu yapılamazsa yanlış türde belge gitmesin diye belge taslakta bekletilir. Kararın dayandığı sorgu sonucu belgeyle birlikte kaydedilir.
Senaryo: e-Fatura düzenlerken temel ya da ticari senaryoyu formda seçersiniz; seçim resmî belgeye işlenir. Gelen ticari faturalara kabul ya da ret yanıtını gelen fatura yönetimi ekranından verirsiniz.
e-Arşiv iletimi: belge ayarlarından resmîleşen e-Arşiv faturanın alıcıya PDF ekli e-postayla otomatik gönderilmesini yalnız internet satışları, tüm e-Arşiv faturalar ya da kapalı olarak seçersiniz.

Ayrıntı: e-Fatura programı, e-Arşiv programı.

Sık sorulan sorular

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki temel fark nedir?

Fark alıcıdadır. Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak GİB sistemi üzerinden onun posta kutusuna gönderilir. Alıcı kayıtlı değilse (vergi mükellefi olsun olmasın) fatura e-Arşiv olarak düzenlenir ve alıcıya talebine göre elektronik ya da kâğıt ortamda iletilir. İki belge de kâğıt faturayla aynı hukuki niteliktedir.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl öğrenirim?

e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların güncel listesi GİB tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlanır. e-Belge programları bu liste üzerinden alıcının vergi ya da T.C. kimlik numarasıyla sorgu yapar.

e-Fatura kullanıcısı bir firmaya e-Arşiv fatura kesebilir miyim?

Hayır. VUK Genel Tebliği Sıra No 509'a göre satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa aralarında düzenlenen faturaların tamamı e-Fatura olmalıdır; istisnalar tebliğde ayrıca sayılmıştır.

e-Arşiv faturayı müşteriye nasıl iletmeliyim?

Alıcının talebine göre kâğıt olarak ya da e-posta gibi elektronik yollarla iletebilirsiniz. Elektronik iletimde ayrıca kâğıda basmak gerekmez. İnternet üzerinden yapılan satışlarda ise e-Arşiv faturanın elektronik ortamda iletilmesi zorunludur.

Ticari ve temel senaryo arasındaki fark nedir?

Yalnız e-Faturada geçerli olan bir ayrımdır. Ticari senaryoda alıcı faturayı aldıktan sonra 8 gün içinde sistem üzerinden kabul ya da ret yanıtı verebilir. Temel senaryoda sistem içi yanıt yoktur. e-Arşiv faturada senaryo seçimi yapılmaz.

e-Arşiv raporu nedir, kim gönderir?

e-Arşiv faturaların bilgilerini içeren, mali mühür ya da e-imza ile zaman damgalı imzalanan rapordur. GİB portalı dışındaki yöntemleri kullananlarca günlük olarak, en geç izleyen günün sonuna kadar GİB'e gönderilir. GİB portalını kullananların ayrıca rapor gönderme yükümlülüğü yoktur.

Kaynaklar

Son gözden geçirme: 29.09.2026. Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; mevzuat değişebilir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar