Teklif Nasıl Hazırlanır? Kabul Oranını Artıran 9 Ayrıntı

Bir teklifin kaderi çoğu zaman gönderildiği anda değil, hazırlandığı yarım saatte belirlenir. Fiyat elbette önemlidir; ama teklifler yalnız pahalı olduğu için değil, müşteride soru işareti bıraktığı için de kaybedilir. "Bu fiyata kargo dahil mi?", "Ne zaman teslim?", "Bu teklif ne kadar geçerli?" Bu soruların cevabı teklifin içinde yoksa müşteri ya sizi arar ya da aramaz. Bu yazıda teklif nasıl hazırlanır sorusunu, kabul ihtimalini artıran dokuz ayrıntı, örnek bir teklif, sık yapılan hatalar ve göndermeden önce bakılacak kontrol listesiyle cevaplıyoruz.

İyi bir teklifte hangi bölümler olmalı?

Teklifin uzun olması gerekmez; eksiksiz olması gerekir. Aşağıdaki bölümler, müşterinin karar vermek için ihtiyaç duyduğu bilgilerin tamamını kapsar:

Bölüm	İçerik	Örnek
Özet	Ne teklif edildiği, toplam ve vade tek cümlede	"Mağaza kasası kurulumu, 3 kalem, 30 gün vade"
Kalemler	Müşterinin diliyle yazılmış ürün ve hizmetler, miktar, birim fiyat	"Personel eğitimi (1 gün)"
Tutarlar	İskonto, KDV hariç toplam, KDV, varsa tevkifat, ödenecek tutar	KDV hariç ve dahil toplam ayrı satırda
Koşullar	Geçerlilik tarihi, ödeme koşulu, teslim süresi	"Teklif 15 gün geçerlidir"
Kapsam dışı	Fiyata dahil olmayanlar	"Nakliye alıcıya aittir"
Sonraki adım	Onay için ne yapılacağı	"Bağlantıdan onaylamanız yeterli"

Kabul oranını artıran 9 ayrıntı

1. İlk satırda ne teklif ettiğinizi söyleyin

Teklifin başında bir cümlelik özet olsun: "X projesi için 3 kalem hizmet, toplam Y TL + KDV, 30 gün vade." Karar verici her zaman ayrıntıya inmez; özet yeterliyse ilerler. Özet, teklifin e-posta ya da mesajla iletildiği metinde de tekrar edilmeli.

2. Kalemleri müşterinin diliyle yazın

"Kurulum hizmeti 8 saat" yerine "Mağaza kasasının kurulumu ve personel eğitimi (1 gün)". Kalem adı, müşterinin kendi ihtiyacını tanıdığı kelimelerle yazılırsa fiyatı da o ihtiyaca göre değerlendirir. Teknik kodlar ya da iç stok adları müşteri için anlamsızdır.

3. KDV'yi ve toplamı açık yazın

KDV hariç ve dahil toplam ayrı ayrı görünsün. "KDV dahil mi, hariç mi" belirsizliği, teklif sonrası en sık çıkan anlaşmazlıklardandır. Tevkifatlı işlerde tevkifat oranı ve alıcının size ödeyeceği net tutar da yazılmalı; müşteri faturayı gördüğünde sürprizle karşılaşmamalı. Hesabı kontrol etmek için tevkifat hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

4. Geçerlilik süresi koyun ve buna uyun

Süresiz teklif aciliyet duygusu yaratmaz ve maliyet artışlarında sizi bağlar. 15 ya da 30 günlük geçerlilik hem karar için makul bir çerçeve çizer hem de fiyatı korur. Dövizli ya da kur riski olan işlerde süreyi kısa tutmak ve hangi kurun esas alınacağını yazmak ayrıca önemlidir. Süre dolduğunda güncel fiyatla yeni teklif gönderin; "aynı fiyat geçerli mi" sorusunu beklemeyin.

5. Ödeme koşullarını önceden yazın

Peşin mi, vadeli mi, kısmi ön ödeme var mı? Bu, teklif kabul edildikten sonra konuşulacak bir konu değildir; tahsilat sorunlarının önemli bir kısmı ödeme koşulunun teklifte yazmamasından doğar. Vade veriyorsanız gün sayısı ve başlangıç noktası (fatura tarihi mi, teslim mi) net olsun. Geç ödemede vade farkı uygulayacaksanız bunu da baştan belirtin.

6. Kapsam dışını da yazın

İyi bir teklif neyi içermediğini de söyler: "Nakliye alıcıya aittir", "Mevcut verinin aktarımı kapsam dışıdır", "Revizyonlar iki turla sınırlıdır". Bu satırlar teklifi soğuk göstermez; tersine, işin sonunda çıkacak anlaşmazlığı baştan önler ve profesyonellik izlenimi verir.

7. Tek bir sonraki adım verin

Teklifin sonunda müşterinin ne yapması gerektiği tek cümle olsun: "Onayınızı bağlantıdan iletmeniz yeterli; işi onay tarihinden itibaren 5 iş günü içinde teslim ediyoruz." Birden fazla seçenek sunmak karar süresini uzatır. Onay için imzalı kâğıt, tarama ve e-posta zinciri istemek de öyle.

8. Takip tarihini teklifi gönderirken belirleyin

Gönderdikten birkaç gün sonra kısa bir mesaj, bir hafta sonra telefon. Takip, teklifin parçasıdır; "rahatsız etmeyeyim" diye beklemek çoğu zaman rakibin kazanmasıyla biter. Takipte fiyat pazarlığına girmeyin; soru olup olmadığını, karar için neye ihtiyaç duyulduğunu sorun. Takip tarihini takviminize teklifi gönderdiğiniz gün yazın.

9. Kabul edilince aynı kalemleri yeniden yazmayın

Teklif kabul edildiğinde kalemler, iskontolar ve vergiler faturaya elle yeniden girilirse hata kaçınılmazdır; müşteri teklifteki tutarla faturadaki tutarın farkını mutlaka fark eder. Teklifi faturaya dönüştüren bir sistemde bu risk büyük ölçüde ortadan kalkar ve teklif-fatura bağı sonradan görünür: hangi teklifler kabul edildi, hangileri bekliyor, hangileri reddedildi.

Örnek: küçük bir teklifin iskeleti

Bir bilişim firmasının bir perakende mağazasına gönderdiği teklif şöyle kurgulanabilir:

Özet: "Mağazanız için kasa kurulumu ve eğitim; 3 kalem, toplam 42.000 TL + KDV, teslimden itibaren 30 gün vade."
Kalemler: Kasa donanımının kurulumu (1 adet) 18.000 TL; ürün listesinin sisteme aktarılması 9.000 TL; personel eğitimi (1 gün, 6 kişiye kadar) 15.000 TL.
Tutarlar: KDV hariç toplam 42.000 TL; KDV ve KDV dahil toplam ayrı satırlarda.
Koşullar: Teklif 15 gün geçerlidir; kurulum onaydan sonraki 5 iş günü içinde yapılır.
Kapsam dışı: Donanım satın alımı ve internet altyapısı teklife dahil değildir.
Sonraki adım: "Bağlantıdaki Onayla düğmesi yeterli; onayınız bize anında ulaşır."

Müşteri bu teklifi okuduktan sonra telefon açıp soru sormak zorunda kalmaz: ne alacağını, ne ödeyeceğini, ne zaman ve hangi koşulla alacağını bilir.

Sık yapılan hatalar

Toplamı tek rakamla vermek: KDV dahil mi hariç mi yazmayan teklif, faturada anlaşmazlık çıkarır.
Kalemleri iç dille yazmak: stok kodları ve kısaltmalar müşteriye bir şey anlatmaz.
Geçerlilik tarihini unutmak: aylar sonra eski fiyatla onay gelir.
Revizyonları aynı dosyanın üstüne yazmak: müşteri hangi sürümü onayladığını bilemez; her revizyon ayrı ve tarihli olmalı.
Takip etmemek: cevapsız kalan teklif çoğu zaman unutulmuş tekliftir.
Faturayı teklife bakmadan kesmek: iskonto ya da kalem farkı güveni zedeler.

Göndermeden önce kontrol listesi

Müşteri unvanı ve iletişim bilgisi doğru.
İlk satırda bir cümlelik özet var.
Her kalemin adı, miktarı ve birim fiyatı açık.
İskonto, KDV hariç toplam, KDV ve ödenecek tutar ayrı görünüyor; tevkifat varsa net tutar yazılı.
Geçerlilik tarihi, ödeme koşulu ve teslim süresi belirtilmiş.
Kapsam dışı kalanlar yazılmış.
Onay için tek ve kolay bir yol gösterilmiş.
Takip tarihi takvime işlenmiş.

Teklif kabul edildikten sonra: faturaya geçiş

Teklif bir satış belgesi değil, satışın ön anlaşmasıdır; fatura, mal teslim edildiğinde ya da hizmet yapıldığında ayrıca düzenlenir. Vergi Usul Kanunu'nun 231. maddesine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir. Kabul edilen teklifin faturasını bu nedenle teslim tarihine göre planlayın; ayrıntılar fatura düzenleme süresi rehberinde.

Faturika'da teklif, faturayla aynı ürün kartlarından, aynı cariden ve aynı KDV, iskonto ve tevkifat kurallarıyla hazırlanır. Teklifi e-posta ya da WhatsApp ile süreli bir bağlantı olarak gönderirsiniz; müşteriniz üyelik gerekmeden kalemleri görür, adını yazıp onaylar ya da isteğe bağlı bir notla reddeder. Bağlantı, teklifte geçerlilik tarihi varsa o günün sonunda, yoksa 30 gün sonra kapanır. Onay geldiğinde teklif, ayarınıza göre kendiliğinden fatura taslağına dönüşür ya da yalnız bildirim alırsınız; taslağı kontrol edip e-Fatura veya e-Arşiv olarak gönderirsiniz. Teklif listesinde her teklifin durumu (beklemede, kabul edildi, reddedildi) ve müşterinin çevrim içi yanıtı görünür. Ayrıntılar teklif programı sayfasında; teklif sonrası akış için fatura programına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Teklifin geçerlilik süresi ne kadar olmalı?

Kural yoktur; çoğu işletme 15 ya da 30 gün kullanır. Fiyatı kur ya da hammadde maliyetine bağlı işlerde süreyi kısa tutmak, uzun karar süreçli projelerde ise süreyi ve hangi koşulda güncelleneceğini yazmak mantıklıdır.

Teklif fatura yerine geçer mi?

Hayır. Teklif satış öncesi bir öneridir; satış gerçekleştiğinde fatura ayrıca düzenlenir. Faturanın teslim ya da hizmet tarihinden itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmesi gerekir.

Tevkifatlı bir işte teklife ne yazmalıyım?

KDV hariç tutarı, hesaplanan KDV'yi, tevkifat oranını ve alıcının size ödeyeceği net tutarı ayrı satırlarda gösterin. Böylece müşterinin muhasebesi faturayı gördüğünde teklifle aynı rakamları bulur.

Teklif reddedilirse ne yapmalıyım?

Reddin sebebini sorun ve kaydedin. Fiyat mı, kapsam mı, zamanlama mı? Bu notlar bir sonraki teklifi daha isabetli hazırlamanızı sağlar; kapsamı değiştirerek yeni bir teklif göndermek de çoğu zaman mümkündür.