Paraşüt Alternatifi Ön Muhasebe Programı Arayanlar Nelere Dikkat Etmeli?

Ön muhasebe programı değiştirmeyi düşünmenin birkaç tipik sebebi var ve fiyat bunların yalnızca biri. Çoğu zaman asıl neden şudur: işletme büyümüş, süreç karmaşıklaşmış ve mevcut kurulum o karmaşıklığı taşımıyor. Paraşüt alternatifi ya da herhangi bir ön muhasebe programına alternatif ararken önce "neden arıyorum" sorusunu netleştirmek, kıyaslamayı çok daha kolaylaştırır. Bu yazı bir program kötüleme listesi değil; geçişte nelere bakılacağını adım adım anlatan bir kontrol listesi.

Değiştirme sebebinizi tek cümleyle yazın

"Daha ucuz olsun" ile "stok maliyetlerim doğru çıkmıyor" çok farklı iki ihtiyaçtır. İkincisi için yalnızca ucuz olduğu için bir programa geçmek sorunu taşıyarak büyütür. Sebebiniz aşağıdakilerden hangisi?

• Maliyet artışı ya da kontör/kullanıcı ücretlerinin öngörülemezliği
• İhtiyaç duyduğunuz bir iş akışının kurulamaması (depo bazlı stok, tediye takibi, dövizli işlemler, çek-senet)
• Entegrasyon ihtiyacı: e-ticaret altyapınız, pazaryeri, kendi yazılımınız, faturalama otomasyonu
• Ekip büyüdü ve herkesin her şeyi görmesi artık sorun
• Destek ve yanıt süresi

Bu cümleyi yazdıktan sonra her adayı önce bu tek soruyla test edin. Sebebinizi çözmeyen bir program, başka ne kadar iyi olursa olsun, bir yıl sonra sizi yeniden arayışa sokar.

Özellik listesi değil, kendi iş akışınız

Karşılaştırma tablolarında her programın yanında yeşil tik vardır. Anlamlı olan, sizin haftalık rutininizin o programda kaç adımda döndüğüdür. Kendi akışınızı yazın ve her adayın deneme hesabında birebir uygulayın. Aşağıdaki beş adım çoğu KOBİ için yeterli bir testtir:

Beş adaydan üçü genellikle bu testin ilk turunda elenir. Seçim kriterlerini daha ayrıntılı ele aldığımız ön muhasebe programı nasıl seçilir yazısı da bu aşamada işinize yarar.

Veri taşıma: geçişin en kritik başlığı

Geçişte en çok gözden kaçan şey geçmiş veridir. Yeni programa geçtiğiniz gün cari bakiyeleriniz, açık alacaklarınız ve geçmiş belgeleriniz doğru değilse, ilk ay kapanışında iki sistem arasında fark aramakla uğraşırsınız. Karar vermeden önce şu listeyi netleştirin:

• Cari kartlar: unvan, vergi numarası, vergi dairesi ve adres bilgileri aktarılabiliyor mu?
• Açılış bakiyeleri: her carinin geçiş tarihindeki bakiyesini nasıl gireceksiniz?
• Geçmiş satış faturaları ve giderler: hangi formatta, orijinal belge numaralarıyla aktarılıyor mu?
• Vade bilgisi: açık faturaların vadeleri taşınıyor mu? Taşınmıyorsa vadesi geçen alacak raporunuz ilk gün yanlış olur.
• Ürün ve stok: ürün kartları ve geçiş anındaki stok miktarları nasıl girilecek?
• Resmî e-belge dosyaları: geçmiş e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinizin XML ve PDF kopyalarını eski programdan indirdiniz mi?

Son madde yasal açıdan önemlidir. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin muhafaza ve ibraz bölümüne göre e-Belgeler kanuni süreler boyunca saklanmak zorundadır ve saklama hizmetinin üçüncü bir taraftan alınması, muhafaza ve ibraz sorumluluğunu mükelleften kaldırmaz (GİB, 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği, güncel metin). Yani program değiştirseniz de eski belgelerinize erişim sizin sorumluluğunuzdadır; aboneliğinizi kapatmadan önce arşivinizi eksiksiz indirin.

Faturika'da Paraşüt'ten aktarım nasıl işler?

Faturika, Paraşüt'ün standart Excel dışa aktarımından satış faturalarını ve giderleri içe aktarabilir. Süreç şöyle ilerler:

1. Paraşüt'ten satış faturaları ve giderler için Excel dışa aktarımını alın.
2. Faturika'da ayarlardaki içe aktarma ekranına girin, veri türünü (satış faturaları ya da giderler) seçin ve dosyayı yükleyin. XLSX, XLS ve CSV kabul edilir; dosya en fazla 50 MB olabilir.
3. Önizle düğmesiyle dosyanın nasıl okunacağını kaydetmeden görün. Her belge üç gruptan birine düşer: aktarılacak, zaten var, incelemeli.
4. Cari adı boş olan belgeler varsa onlara toplu bir ad verin; vermezseniz "İsimsiz Cari" altında toplanır.
5. İçe aktarmayı başlatın. Büyük dosyalar arka planda işlenir; ilerlemeyi ekrandan izlersiniz, bitince bildirim gelir.

Aktarımda belgeler orijinal numaralarıyla, onaylı arşiv kaydı olarak gelir ve yeniden gönderilmez. Cariler vergi numarasıyla, vergi numarası yoksa unvanla eşleştirilir; bulunamazsa satış tarafında müşteri, gider tarafında tedarikçi olarak açılır. Aynı firma iki tarafta da geçiyorsa hem müşteri hem tedarikçi olarak işaretlenir. Vade tarihleri taşınır. Belge toplamı, kaynak dosyadaki genel toplama sabitlenir; hesaplanan tutarla aradaki fark belge üzerinde not olarak gösterilir. Aynı numaralı belge ikinci kez aktarılmaz, bu yüzden dosyayı yanlışlıkla iki kez yüklemek mükerrer kayıt üretmez.

Otomatik aktarılmayanlar: satış faturası dışındaki fatura türleri, belge ya da satır indirimi içeren belgeler, tevkifatlı belgeler, ÖTV ya da stopaj içeren gider kayıtları, tarihi okunamayan ya da tutarları kendi içinde tutarsız kayıtlar "incelemeli" olarak ayrı listelenir ve elle girilmeleri gerekir. Bu araç yalnız satış ve gider belgelerini taşır; ürün kartlarını, stok miktarlarını ve kasa-banka bakiyelerini ayrıca girersiniz. Cari açılış bakiyeleri cari kartındaki açılış bakiyesi alanına yazılır.

Geçişi ne zaman yapmalı?

Geçişi mali yıl başında ya da en azından bir ay ya da KDV dönemi başında yapın. Ay ortasında iki programı paralel kullanmak, kaçınılmaz olarak eksik ya da çift kayıt üretir. Pratik bir takvim:

1. Geçişten bir hafta önce: deneme hesabında test akışını tamamlayın, ekibi davet edin, fatura tasarımını hazırlayın.
2. Kesim günü: eski programda son belgeyi kesin, cari bakiye listesini ve dışa aktarımları alın, e-belge arşivinizi indirin.
3. İlk gün: geçmiş satış ve giderleri aktarın, incelemeli belgeleri elle tamamlayın, açılış bakiyelerini girin.
4. İlk ay sonu: cari bakiyeleri ve banka hareketlerini eski programın son raporlarıyla karşılaştırın; fark yoksa geçiş tamamdır.

e-Fatura tarafında sorulacak somut sorular

e-Fatura hizmeti abonelikle birlikte mi geliyor, ayrı mı ücretlendiriliyor? Kontör belge başına mı düşüyor, gelen faturalar da kontör tüketiyor mu? Gelen faturalar kendiliğinden mi listeye düşüyor? Ticari faturaya kabul ya da red yanıtı verme ekranı var mı ve süre yaklaştığında sizi uyarıyor mu?

Son soru boş bir ayrıntı değil. GİB'in e-Fatura İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu'na göre ticari fatura senaryosunda düzenlenen faturalara, alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde sistem üzerinden red uygulama yanıtı verilebilir (GİB, Kılavuz v1.2, Ocak 2025). Bu süreyi kaçırırsanız itiraz hakkınızı sistem içinden kullanamazsınız. Faturika'da gelen e-Faturalar otomatik olarak gelen fatura kutusuna düşer ve ticari faturalarda kalan yanıt süresi gün olarak gösterilir. İptal ve itiraz yollarının ayrıntısı için fatura iptal ve itiraz rehberimize bakabilirsiniz.

Fiyatı yıllık toplamla hesaplayın

Aylık liste fiyatını değil, sizin kullanımınızdaki yıllık toplamı çıkarın: abonelik + yılda gönderdiğiniz ve aldığınız e-belge sayısı × kontör ücreti + ek kullanıcı + ihtiyacınız olan ek modüller. Aylık abonelikte küçük görünen bir fark, belge başı ücretteki farkla yıl sonunda tersine dönebilir. Hesabı mutlaka kendi geçen yılki belge sayınızla yapın.

Faturika'da modüller ayrı ayrı lisanslanmaz; tek abonelikle hepsini kullanırsınız, değişken maliyet gönderdiğiniz ve aldığınız e-belgeler için düşen kontördür. Güncel rakamlar fiyat sayfasında.

Karar vermeden önce çıkış maliyetini sorun

Girmesi kolay, çıkması zor sistemlerden uzak durun. Sözleşme öncesi net bir cevap alın: aboneliği bitirdiğinizde verinizi hangi formatta ve ne kadar sürede indirebiliyorsunuz? Resmî e-belge dosyaları bu pakete dahil mi? Bu soruya rahat cevap veren bir firma, genelde diğer konularda da şeffaftır.

Faturika'da hesap sahibi ya da yönetici, tüm şirket verisini istediği an tek bir ZIP arşivi olarak indirebilir: cariler, ürünler, belgeler ve hareketler CSV olarak, e-Belge sisteminden alınmış resmî XML ve PDF dosyaları ise orijinal hâliyle bu arşivde yer alır.

Geçiş kontrol listesi

• Değiştirme sebebimi tek cümleyle yazdım ve her aday bu sebebi çözüyor.
• Beş adımlık iş akışı testini her adayın deneme hesabında yaptım.
• Eski programdan satış, gider ve cari dışa aktarımlarını aldım.
• Geçmiş e-Fatura ve e-Arşiv belgelerimin XML ve PDF kopyalarını indirdim.
• Kesim tarihindeki cari bakiye listesini ve stok sayımını çıkardım.
• Önizlemede "incelemeli" çıkan belgeleri elle girmek için zaman ayırdım.
• İlk ay sonunda iki sistemin bakiyelerini karşılaştıracağım günü takvime yazdım.

Sık yapılan hatalar

• Arşivi indirmeden aboneliği kapatmak: eski belgelere erişim yasal sorumluluğunuzdur; önce indirin, sonra kapatın.
• Ay ortasında geçmek: aynı dönemin belgeleri iki programa bölünür, KDV kontrolü zorlaşır.
• Açılış bakiyelerini atlamak: cari ekstreleri sıfırdan başlar ve müşteriye gönderdiğiniz ilk mutabakat yanlış çıkar.
• İncelemeli belgeleri unutmak: indirimli ya da tevkifatlı faturalar elle girilmezse raporlarınız eksik kalır.
• Yalnızca aylık fiyata bakmak: yıllık toplamı kendi belge sayınızla hesaplamadan karar vermek.

Sonuçta hiçbir program her işletme için en iyisi değildir. Doğru seçim, sizin hacminize ve iş akışınıza en az sürtünmeyle oturandır. Faturika'nın ön muhasebe programı sayfasından modülleri inceleyebilir, deneme hesabında kendi test akışınızı çalıştırabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Paraşüt'ten Faturika'ya hangi veriler aktarılır?

Paraşüt'ün Excel dışa aktarımından satış faturaları ve giderler aktarılır. Belgelerdeki cariler otomatik oluşturulur ya da mevcut carilerle eşleştirilir, vade tarihleri de taşınır. Ürün kartları, stok miktarları ve kasa-banka bakiyeleri bu aracın kapsamında değildir; bunları ayrıca girersiniz.

Aktarılan faturalar yeniden GİB'e gönderilir mi?

Hayır. Geçmiş belgeler orijinal numaralarıyla onaylı arşiv kaydı olarak gelir ve yeniden gönderilmez. Amaç, cari bakiyelerin ve raporların geçmişle birlikte doğru görünmesidir.

Aynı dosyayı yanlışlıkla iki kez yüklersem ne olur?

Aynı belge numarası sistemde zaten varsa önizlemede "zaten var" olarak görünür ve ikinci kez aktarılmaz. Dosyanın içinde aynı numara iki kez geçiyorsa ikincisi incelemeli listesine düşer.

İndirimli ya da tevkifatlı faturalar neden aktarılmıyor?

Bu belgelerde tutar kırılımının yanlış okunma riski vardır. Yanlış veri yazmak yerine önizleme bunları "incelemeli" olarak ayırır; bu belgeleri kontrol ederek elle girersiniz.

Eski e-Faturalarımı saklamak kimin sorumluluğu?

Mükellefin. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre e-Belgelerin muhafaza ve ibraz sorumluluğu, saklama hizmeti başka bir yerden alınsa da mükellefte kalır. Program değiştirmeden önce resmî XML ve PDF dosyalarınızı indirin.