e-Fatura Programı Nedir? e-Fatura Kesmenin En Kolay Yolu
e-Fatura, kağıt faturanın dijital karşılığıdır; GİB'in belirlediği UBL-TR standardında oluşturulur, elektronik ortamda iletilir ve saklanır. Hukuki geçerliliği kağıt faturayla aynıdır. e-Fatura programı ise bu belgeyi oluşturup göndermenizi, gelenleri takip etmenizi ve arşivlemenizi sağlayan yazılımdır.
Önce doğru belge türünü bilin
Alıcı da e-Fatura mükellefiyse belge e-Fatura olarak düzenlenir ve GİB üzerinden karşı tarafın gelen kutusuna düşer. Alıcı mükellef değilse — örneğin nihai tüketici — belge e-Arşiv fatura olur ve alıcıya e-posta gibi kanallarla iletilir.
Bu ayrımı elle yapmak hata kaynağıdır. İyi bir program, vergi numarası girildiği anda mükellefiyet sorgusunu yapar ve türü kendisi belirler. Yanlış türde kesilen fatura reddedilir ve süreç baştan başlar.
Üç yol, üç farklı iş yükü
GİB Portal: ücretsizdir, doğrudan idarenin ekranından kesersiniz. Düşük hacim için makul; ancak her faturayı elle girmeniz, arşivi kendiniz tutmanız ve muhasebeyle bağını manuel kurmanız gerekir. Portal, muhasebe yazılımı değildir.
Özel entegratör paneli: gönderim ve saklama profesyonelleşir, toplu işlem imkânı gelir. Yine de fatura verisi ön muhasebenizden ayrı yaşar; cari bakiye ve stok başka yerde takip edilir.
Ön muhasebe programı: fatura kesildiği anda cari borçlanır, stok düşer, gelir kaydı oluşur. Ayrı bir yere ikinci kez giriş yapmazsınız. Ayda 20'nin üstünde fatura kesen çoğu işletme için fark buradan çıkar.
Fatura kesme adımları
Süreç, kullandığınız araçtan bağımsız olarak şöyle işler: müşteri seçilir ve mükellefiyeti sorgulanır, ürün/hizmet satırları girilir, KDV ve varsa diğer vergiler hesaplanır, belge türü ve seri belirlenir, önizleme kontrol edilir, gönderilir. Gönderim sonrası belge GİB'e iletilir ve bir durum döner: onaylandı, reddedildi ya da işleniyor.
Kritik nokta şu: gönderilen fatura silinemez. Yanlış kesilen bir belge ancak iptal veya iade faturasıyla düzeltilir. Bu yüzden gönderim öncesi önizleme adımını atlamayın.
Gelen faturaları takip etmek
e-Faturanın yarısı gönderim, yarısı gelen kutusudur. Gelen faturaları düzenli kontrol etmezseniz iki şey kaçar: gider kaydınız eksik kalır ve ticari faturalara yanıt süresi dolar. Ticari e-Faturada alıcının kabul ya da gerekçeli ret bildirmesi gerekir; süre içinde yanıt verilmezse fatura kabul edilmiş sayılır ve itiraz hakkı düşer.
Bu yüzden gelen faturaları otomatik çeken ve yanıt bekleyenleri size hatırlatan bir sistem, sadece pratik değil koruyucudur.
Arşivleme yükümlülüğü
Elektronik belgelerin yasal süre boyunca saklanması mükellefin sorumluluğundadır. Kullandığınız programın belgelerin XML ve PDF kopyalarını sakladığından ve gerektiğinde indirebildiğinizden emin olun. Denetim anında "sistemde vardı" demek yeterli değildir.