e-Fatura Programı Nedir? e-Fatura Kesmenin En Kolay Yolu
e-Fatura, kâğıt faturanın elektronik karşılığıdır: GİB'in belirlediği standart biçimde (UBL-TR XML) oluşturulur, mali mühür ya da e-imzayla imzalanır, GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir ve elektronik ortamda saklanır. Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No 509'a göre e-Fatura yeni bir belge türü değildir; kâğıt faturayla aynı hukuki niteliklere sahiptir. e-Fatura programı ise bu belgeyi oluşturmanızı, göndermenizi, size gelen faturaları takip etmenizi ve hepsini arşivlemenizi sağlayan yazılımdır.
Bu yazıda e-Fatura kesmenin üç yolunu, adım adım fatura kesme sürecini, hatalı faturada işleyen süreleri, gelen faturalarda kaçırılmaması gerekenleri ve en sık yapılan hataları ele alıyoruz. Kimlerin e-Fatura'ya geçmek zorunda olduğunu merak ediyorsanız önce e-Belge zorunluluğu rehberine göz atın.
Önce doğru belge türünü bilin: e-Fatura mı, e-Arşiv mi?
Belge türünü tutar ya da müşterinin tercihi değil, alıcının kayıt durumu belirler. Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa belge e-Fatura olarak düzenlenir ve GİB sistemi üzerinden onun posta kutusuna düşer. Alıcı kayıtlı değilse (vergi mükellefi olsun, nihai tüketici olsun) belge e-Arşiv fatura olur ve alıcıya talebine göre e-posta gibi elektronik yollarla ya da kâğıt olarak iletilir. İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-Arşiv faturanın elektronik ortamda iletilmesi zorunludur.
509 sayılı Tebliğ bunu açıkça söyler: satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa aralarındaki faturalar e-Fatura olarak gönderilmeli ve alınmalıdır. Yani kayıtlı bir firmaya e-Arşiv kesmek hatadır; kayıtlı olmayan bir alıcıya ise e-Fatura gönderilemez, çünkü sistemde posta kutusu yoktur. Kayıtlı kullanıcı listesi GİB tarafından yayımlanır ve bir alıcı bu listeye her an girebilir. "Geçen ay e-Arşiv kesmiştik" bilgisi bugünkü fatura için yeterli değildir; kontrol her faturada yapılmalıdır. Ayrıntılı karşılaştırma için e-Fatura ile e-Arşiv farkı rehberine bakabilirsiniz.
e-Fatura kesmenin üç yolu
e-Fatura uygulamasına geçen bir işletme belgelerini üç farklı yolla düzenleyebilir. Hepsi yasal açıdan geçerlidir; fark, faturanın dışındaki işi kimin yaptığındadır.
| Yol | Nasıl çalışır? | Kimin için uygun? |
|---|---|---|
| GİB Portal | Faturayı GİB'in ücretsiz ekranında elle düzenlersiniz. | Ayda birkaç fatura kesen, cari ve stok takibi yapmayan işletmeler |
| Özel entegratör paneli | GİB'in izin verdiği bir kuruluşun ekranından gönderir ve saklarsınız; toplu işlem imkânı gelir. | Fatura hacmi yüksek, muhasebesini ayrı bir sistemde yürüten işletmeler |
| Ön muhasebe programı | Fatura, cari, stok ve kasa-banka aynı sistemdedir; fatura kesildiğinde diğer kayıtlar da oluşur. | Faturayla birlikte alacak, stok ve nakit takibi yapan KOBİ'ler |
GİB Portal ücretsizdir ve düşük hacimde iş görür. Ancak bir muhasebe yazılımı değildir: her faturayı elle girersiniz; müşterinin bakiyesi, stok ve tahsilat başka bir yerde takip edilir.
Özel entegratör paneli gönderim ve saklamayı profesyonelleştirir. Yine de fatura verisi ön muhasebenizden ayrı yaşar; cari bakiye ve stok için ikinci bir kayıt gerekir.
Ön muhasebe programında fatura kesildiği anda müşterinin carisi borçlanır, stok takipli ürünlerde stok düşer, satış raporlara yansır. Aynı bilgiyi ikinci kez girmezsiniz. Fatura sayısı arttıkça fark buradan çıkar: elle yapılan her aktarım, unutulma ihtimali olan bir adımdır.
e-Fatura nasıl kesilir? Adım adım
Hangi aracı kullanırsanız kullanın süreç kabaca aynıdır:
- Alıcıyı seçin ya da ekleyin. Vergi ya da T.C. kimlik numarası, unvan, vergi dairesi ve adres eksiksiz olmalıdır.
- Mükellefiyeti sorgulayın. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv düzenlenir.
- Senaryoyu seçin (yalnız e-Faturada). Ticari senaryoda alıcı faturayı sistem üzerinden kabul ya da reddedebilir; temel senaryoda sistem içi yanıt yoktur.
- Satırları girin. Ürün ya da hizmet, miktar, birim, birim fiyat ve KDV oranı; varsa iskonto, tevkifat ya da istisna bilgisi.
- Seri ve tarihi kontrol edin. Vergi Usul Kanunu m.231/5'e göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir.
- Önizleyin. Alıcı bilgileri, tutarlar ve açıklamalar gönderimden önce son kez kontrol edilir.
- Gönderin ve durumu izleyin. Belge GİB'e iletilir; ticari e-Faturada alıcının kabul ya da ret yanıtını takip edersiniz.
Örnek: Bir toptancı, e-Fatura kullanıcısı olan bir mağazaya 40 koli ürün satıyor. Vergi numarası girildiğinde alıcının kayıtlı olduğu görülür, belge e-Fatura olur. Aynı gün kayıtlı olmayan bir esnafa yapılan satışın faturası ise e-Arşiv olarak düzenlenir ve e-postayla iletilir. İki fatura da aynı ekrandan, aynı adımlarla kesilir; farkı alıcının kaydı yaratır.
Kritik nokta şudur: gönderilen e-Fatura silinemez, üzerinde düzeltme yapılamaz. Hatalı belge ancak ret, iptal ya da iade faturası gibi yollarla ortadan kaldırılır ve bunların her biri süreye bağlıdır. Bu yüzden önizleme adımını atlamayın.
Hatalı faturayı düzeltmek: süreler
- Ticari e-Fatura: alıcı, fatura kendisine iletildikten sonra 8 gün içinde sistem üzerinden ret yanıtı verebilir; reddedilen fatura hükümsüz olur.
- Temel e-Fatura: GİB'in iptal/itiraz portalından 8 gün içinde, taraflardan birinin talebi ve diğerinin onayıyla iptal edilir.
- e-Arşiv fatura: alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde iptal edilir.
- Süre geçtiyse: itiraz noter, taahhütlü mektup, telgraf ya da güvenli elektronik imzalı KEP ile yapılır ve GİB sistemine ayrıca bildirilir.
Ayrıntılar ve istisnalar için fatura iptal ve itiraz rehberine bakın.
Gelen faturaları takip etmek
e-Faturanın yarısı gönderim, yarısı gelen kutusudur. Gelen faturaları düzenli kontrol etmezseniz iki şey kaçar: gider kaydınız eksik kalır ve ticari faturalarda yanıt süresi dolar. Türk Ticaret Kanunu m.21/2'ye göre faturayı alan kişi sekiz gün içinde içeriğine itiraz etmemişse bu içeriği kabul etmiş sayılır. Süre geçtikten sonra itiraz sistem dışı yollarla hâlâ mümkündür, ancak hem zahmetlidir hem de ispatı size kalır.
Bu yüzden gelen faturaları kendiliğinden çeken ve yanıt bekleyenleri kalan süresiyle gösteren bir sistem yalnızca pratik değil, koruyucudur. Kabul ettiğiniz faturanın tedarikçi carisine borç olarak işlenmesi, reddettiğiniz faturanın gerekçesinin kayıtta kalması da aynı iş akışının parçasıdır.
Arşivleme: kâğıda basmak saklamak değildir
509 sayılı Tebliğ'e göre mükellefler düzenledikleri e-Belgeleri, üzerindeki mali mühür ya da e-imzayla birlikte kanuni süreler boyunca elektronik ortamda saklamak ve istendiğinde ibraz etmek zorundadır; e-Belgenin düzenleyicisi tarafından kâğıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Saklama hizmetinin üçüncü bir kişiden alınması, muhafaza sorumluluğunu mükelleften kaldırmaz ve e-Belgelerin Türkiye sınırları içinde muhafazası zorunludur. Süre için Vergi Usul Kanunu m.253 geçerlidir: defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanır.
Kullandığınız programın belgelerin XML ve PDF kopyalarını sakladığından ve gerektiğinde tek tek indirebildiğinizden emin olun. Denetim anında "sistemde vardı" demek yeterli değildir; belgeyi ibraz edebilmeniz gerekir.
Sık yapılan hatalar
- Alıcının mükellefiyetini bir kez sorgulayıp sonraki faturalarda yeniden kontrol etmemek.
- Gelen ticari faturaları günlerce açmamak; 8 günlük süre fark edilmeden dolar.
- Faturayı teslimden haftalar sonra kesmek; yedi günlük süre kanunda açıkça yazılıdır.
- Vergi numarası, vergi dairesi ya da adresi elle yazarken hata yapıp önizlemeyi atlamak.
- Belgeleri yalnız PDF olarak saklamak; imzalı XML dosyası da muhafaza edilmelidir.
- İnternet satışında e-Arşiv faturayı müşteriye elektronik olarak iletmemek.
Faturika'da e-Fatura kesmek
Faturika, e-Fatura'yı ön muhasebeyle aynı yerde tutan bulut bir programdır. Yeni alıcının vergi numarasını girdiğinizde mükellefiyeti sorgulanır; alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv kendiliğinden seçilir. Sorgu gönderim anında yeniden yapılır, böylece alıcının kaydı sonradan değiştiyse yanlış türde belge gitmez. Birden fazla seri kullanıyorsanız faturada seriyi seçersiniz. Göndermeden önce taslağın resmî görünümlü önizlemesini açıp kontrol edersiniz.
Gönderilen fatura müşterinin carisine işlenir, stok takipli ürünlerde stok düşer. İnternet satışı e-Arşiv faturaları, belge ayarlarınıza göre alıcıya e-postayla kendiliğinden iletilir. Gelen e-Faturalar saatlik olarak alınır; ticari faturalarda kalan yanıt süresi listede görünür, kabul ya da ret kararını fatura detayından verirsiniz. Her belgenin PDF ve XML dosyası belge ekranından indirilebilir. Ayrıntılar için e-Fatura programı sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
e-Fatura mı, e-Arşiv mi keseceğimi nasıl anlarım?
Alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığına bakarsınız. Kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse (vergi mükellefi ya da nihai tüketici) e-Arşiv fatura düzenlenir. Kayıt durumu değişebildiği için kontrol her faturada yapılmalıdır.
Gönderilen e-Fatura silinebilir mi?
Hayır. Gönderilmiş e-Fatura silinemez ve düzeltilemez. Ticari faturada alıcı 8 gün içinde reddedebilir, temel faturada 8 gün içinde GİB'in iptal/itiraz portalından karşılıklı onayla iptal edilir. Süre geçtiyse noter, KEP ya da taahhütlü mektupla itiraz yapılır ve GİB'e bildirilir.
Faturayı kaç gün içinde kesmem gerekir?
Vergi Usul Kanunu m.231/5'e göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir. Bu kural e-Fatura ve e-Arşiv için de geçerlidir.
e-Faturaları ne kadar süre saklamalıyım?
Vergi Usul Kanunu m.253'e göre belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanır. e-Belgeler, mali mühür ya da e-imzasıyla birlikte elektronik ortamda saklanmalıdır; kâğıt çıktı saklamak bu yükümlülüğü karşılamaz.
Gelen ticari faturaya yanıt vermezsem ne olur?
Türk Ticaret Kanunu'na göre faturayı alan kişi sekiz gün içinde itiraz etmezse içeriğini kabul etmiş sayılır. Sonradan itiraz ancak sistem dışı yollarla yapılabilir; bu yüzden gelen kutusunu düzenli kontrol etmek gerekir.