Vadesi Geçen Alacaklar: Müşteriyi Kaybetmeden Tahsilat Yapmanın 5 Adımı

Bir müşterinin ödemesi vadesini üç gün geçtiğinde çoğu işletme sahibi aynı şeyi düşünür: "Biraz daha bekleyeyim, ilişkiyi germeyeyim." Bu bekleyiş çoğu zaman iyi niyetle başlar ve kötü biter, çünkü tahsilatta zaman sizin aleyhinize işler. Vadeyi bir hafta geçen bir faturanın tahsil edilme ihtimali hâlâ yüksektir. Aynı fatura üç ay sonra "bir ara bakarız" listesine düşer. Aşağıdaki beş adım, müşteri ilişkisini korurken vadesi geçen alacakları tahsil etmenin yoludur. Sonda haftalık bir kontrol listesi ve sık yapılan hatalar da var.

1. Önce neyin geciktiğini gerçekten bilin

Tahsilat takibinin ilk sorunu müşterinin ödememesi değil, sizin geciken alacağı görmemenizdir. Faturalar bir klasörde, tahsilatlar banka ekstresinde duruyor ve mutabakat ay sonunda yapılıyorsa vadesi geçen alacağı ancak müşteri aradığında fark edersiniz. İhtiyacınız olan şey yaşlandırma tablosudur: açık alacakların müşteri bazında, vadeyi kaç gün geçtiğine göre dilimlere ayrılmış hâli.

Örnek bir yaşlandırma tablosu şöyle görünür:

Bu tabloya haftada bir bakmak sorunun yarısını çözer, çünkü artık kimi ne zaman arayacağınızı bilirsiniz. Faturika'daki cari yaşlandırma raporu açık alacakları vadesi gelmemiş, 1–30, 31–60, 61–90, 91–120 ve 120 günü aşan dilimlerde gösterir. En yüksek gecikmesi olan cariler ayrıca listelenir. Rapor yalnız gecikmişlere, tek bir dilime ya da para birimine göre süzülebilir. Vadesi girilmemiş açık faturalar için ayrı bir kontrol ekranı da vardır: vade tarihi boş olan fatura yaşlandırmada doğru yere düşmez.

2. İlk hatırlatmayı vade geçmeden gönderin

En etkili hatırlatma, vade geçtikten sonra değil vadeden birkaç gün önce gidendir. Ton bilgilendirici olmalı: "15 Ekim vadeli faturanızın ödeme bilgileri aşağıdaki bağlantıda." Bu mesaj müşteriyi suçlamaz, yalnızca hatırlatır. Gecikmelerin en yaygın sebebi olan unutkanlığı da ortadan kaldırır.

Bu adımı elle yapmak sürdürülemez. Faturika'da vade hatırlatmalarını firma ayarlarından açtığınızda, ödenmemiş faturalar için müşterinin e-posta adresine vadeden 3 gün önce, vade gününde, vadeden 3 gün sonra ve 7 gün sonra otomatik e-posta gider. Her e-posta, faturanın kalan tutarını ve ödeme sayfasının bağlantısını içerir. Ödemesi tamamlanan faturaya hatırlatma gitmez. Hatırlatmalar varsayılan olarak kapalıdır, yani siz açmadan müşterinize hiçbir şey gönderilmez.

3. Gecikmede sıra ve ton belirleyin

Vade geçtikten sonra kademeli bir sıra işe yarar. Her kademede kullandığınız metni önceden yazın; ekipteki herkes aynı tonu kullanmalı. Öfkeyle yazılmış bir e-posta bir kez gider, ama müşteri onu yıllarca hatırlar.

Telefonda amaç "en kısa zamanda" sözü değil, takvimde bir gündür. Alınan tarihi o gün cari kartına not edin.

4. Kısmi ödemeyi reddetmeyin, doğru kaydedin

Nakit sıkışıklığı yaşayan bir müşteri "yarısını bu hafta, kalanını ay sonu" diyorsa bu kötü haber değildir; ödemeye niyetli olduğunu gösterir. Asıl sorun, kısmi ödemenin kayıtlarda kaybolmasıdır. Tahsilat ilgili faturaya bağlanmalı, kalan tutar açık alacak olarak durmalı ve ikinci taksit için yeni bir tarih belirlenmelidir.

Örnek: B Tic.'in 10.000 TL, 15.000 TL ve 5.000 TL tutarında üç açık faturası var ve 18.000 TL havale geldi. En eski vadeden dağıtırsanız ilk fatura kapanır, ikinci faturanın 8.000 TL'si ödenmiş olur ve 7.000 TL açık kalır. Üçüncü fatura olduğu gibi açık kalır. Faturika'daki tahsilat dağıtımı ekranında tutarı "en eski vadeden dağıt" ile otomatik ya da fatura fatura elle dağıtabilirsiniz. Tutarı tam karşılayan bir fatura varsa "tam eşleşen faturayı bul" ile onu seçebilirsiniz. Faturalara dağıtılamayan fazla tutar cariye avans olarak yazılır. Bunu Excel'de yapmak mümkündür ama üç müşteriden sonra karışır.

5. Ödemeyi kolaylaştırın

Müşterinin ödeme yapmak için sizi arayıp IBAN sorması, gecikmenin görünmeyen sebeplerinden biridir. Faturika'da her faturanın bir ödeme sayfası vardır: müşteriniz kalan tutarı ve faturanın PDF'ini görür, havale/EFT için banka bilgilerinizi bulur. Kendi PayTR ya da iyzico hesabınızı bağladıysanız kartla da ödeyebilir; para doğrudan sizin hesabınıza geçer. Havale yapan müşteri aynı sayfadan ödeme bildirimi gönderir, bildirim size düşer, siz bankayı kontrol edip tahsilatı işlersiniz. Ayrıntılar online tahsilat sayfasında.

Birden çok açık faturası olan müşteriye cari kartından süreli bir hesap özeti bağlantısı da gönderebilirsiniz. Bu sayfada faturalar, vadeler ve kalan tutarlar tek listede görünür. Bağlantıyı kopyalayıp paylaşabilir ya da WhatsApp'tan hazır bir mesajla gönderebilir, gerektiğinde iptal edebilirsiniz.

Anlaşmazlık varsa önce mutabakat

Bazı gecikmeler aslında bakiye anlaşmazlığıdır: müşteri bir iadenin düşülmediğini ya da bir ödemenin işlenmediğini düşünür ve bu yüzden ödemez. Hatırlatmayı sıklaştırmadan önce bakiyede anlaşın. Faturika'da cari mutabakat ile seçtiğiniz tarih itibarıyla bakiyeyi cariye gönderirsiniz, cari de bağlantıdan "mutabıkız" ya da "mutabık değiliz" yanıtı verir. Fark çıkarsa tartışma belge üzerinden yürür.

Vade farkı istenecekse

Sözleşmenizde gecikme için vade farkı öngörüldüyse, tutarı önceden hesaplayıp müşteriye açıkça bildirin. Tutarı basit faiz yöntemiyle kabaca görmek için vade farkı hesaplayıcısını kullanabilirsiniz. Katma Değer Vergisi Kanunu'nun 24. maddesinin (c) bendine göre vade farkı KDV matrahına dahil bir unsurdur. Bu yüzden vade farkının nasıl faturalanacağını mali müşavirinizle netleştirin. Hukuki takip gerekiyorsa süreci bir avukatla yürütün; bu yazı hukuki tavsiye değildir.

Haftalık tahsilat kontrol listesi

• Yaşlandırma raporunda 31 günü aşan her cari için bir sonraki adım belirlendi mi?
• Vadesi girilmemiş açık fatura kaldı mı?
• Bu hafta gelen havaleler ilgili faturalara dağıtıldı mı, avansa düşen tutar var mı?
• Müşterilerden gelen ödeme bildirimleri bankayla karşılaştırıldı mı?
• Telefonda alınan ödeme tarihleri cari kartına not edildi mi?
• 61 günü aşan alacağı olan müşteriye yeni vadeli satış yapılıyor mu?

Yapılmaması gerekenler

• Vadesi geçen müşteriye yeni siparişte aynı vadeyi vermek. Vade açmadan önce cari ekstreye ve ödeme geçmişine bakın.
• Gecikmeyi kişisel algılamak. Gecikmelerin çoğu sizinle ilgili değildir; çoğu zaman müşterinin de kendi müşterisi geç ödemiştir.
• Kayıt tutmadan konuşmak. Her arama ve verilen her söz not olarak dursun; "geçen ay şu tarihi vermiştiniz" cümlesi tahsilatta en güçlü argümandır.
• Kısmi ödemeyi faturaya bağlamamak. Bağlanmayan tahsilat, yaşlandırmayı bozar ve müşteriye yanlış hatırlatma gitmesine yol açar.
• Toplu ve tehditkâr mesaj göndermek. Herkese aynı sert metin, zamanında ödeyen müşteriyi de kırar.

Tahsilat takibi bir mizaç meselesi değil, bir sistem meselesidir. Yaşlandırma tablosu, zamanında giden hatırlatma, fatura bazında tahsilat eşleme ve kolay bir ödeme sayfası bir aradaysa gecikmelerin çoğu sorun olmadan kapanır. Faturika'nın cari hesap takibi bu parçaları tek yerde toplar.

Sık sorulan sorular

Vadesi geçen alacak için ne zaman hatırlatma gönderilmeli?

İlk hatırlatma vadeden birkaç gün önce, bilgilendirme tonunda gitmelidir. Vade geçtikten sonra birinci hafta e-posta, üçüncü hafta telefon, altıncı hafta yazılı bildirim şeklinde kademeli bir sıra iyi çalışır.

Yaşlandırma raporu nedir?

Açık alacakların müşteri bazında, vadeyi kaç gün geçtiğine göre dilimlere ayrılmış listesidir. Kimi önce arayacağınızı ve hangi alacağın riskli hâle geldiğini gösterir.

Kısmi ödeme nasıl kaydedilmeli?

Tahsilat ilgili faturaya ya da faturalara dağıtılmalı, kalan tutar açık alacak olarak izlenmelidir. Faturalara dağıtılamayan fazla tutar cariye avans olarak yazılır.

Faturika hatırlatmaları kendiliğinden gönderir mi?

Vade hatırlatmalarını firma ayarlarından açarsanız, ödenmemiş faturalar için vadeden 3 gün önce, vade gününde, 3 gün ve 7 gün sonra müşterinin e-posta adresine ödeme bağlantılı e-posta gider. Ayar varsayılan olarak kapalıdır.