Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır? Müşteri ve Tedarikçi Borçlarını Kontrol Etme Rehberi

Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak ilişkisinin kaydıdır. Her fatura, her tahsilat, her iade bu hesaba işlenir ve kalan tutar bakiyeyi verir. Kulağa basit gelir; işletmelerin en çok para kaybettiği yerlerden biri olmasının sebebi de bu basitlik yanılsamasıdır.

Bakiye doğru, ayrıntı yanlış

En yaygın sorun şudur: müşterinin toplam borcu doğru görünür ama hangi faturanın ödendiği belirsizdir. Müşteri 5 faturaya karşılık tek havale yaptığında, tahsilat toplu bir tutar olarak kaydedilirse bakiye tutar; ancak "hangi fatura hâlâ açık?" sorusunun cevabı kaybolur.

Bu, vade takibini imkânsız hâle getirir. Üç ay önceki faturanın hâlâ açık olduğunu fark ettiğinizde, hatırlatma için geç kalmış olursunuz.

Doğru yöntem: tahsilatı faturalara dağıtmak

Gelen ödemeyi faturalara bölüştürmek, cari takibinin belkemiğidir. 5.000 TL'lik havale geldiğinde bunu üç faturaya (2.000 + 2.000 + 1.000) dağıttığınızda hem bakiye doğru olur hem de hangi belgenin kapandığı kayda geçer. Kısmi ödemelerde de aynı mantık işler: fatura kısmen kapanır, kalan tutar açık kalmaya devam eder.

Dağıtımda yaygın kural vadesi en eski faturadan başlamaktır; ancak müşteri belirli bir faturayı işaret ettiyse ona uyulur.

Günlük rutinde ne kontrol edilmeli

• Vadesi geçen alacaklar: gün sonunda tek bir listeye bakmak yeterli. Vadesi 7 günü geçen her fatura için bir aksiyon olmalı.
• Yaşlandırma: alacakların 0-30, 30-60, 60-90 gün aralıklarına dağılımı. 60 günü geçen tutarın oranı artıyorsa tahsilat süreciniz bozuluyor demektir.
• Tedarikçi tarafı: kendi vadeleriniz. Erken ödeme iskontosu olan tedarikçileri kaçırmamak doğrudan kâr demektir.
• Mutabakat: özellikle kurumsal müşterilerle dönemsel mutabakat, ihtilafı büyümeden yakalar.

Excel ile takip: nerede biter?

Az sayıda cariniz varsa Excel işi görür. Sınır genelde şu üç noktada gelir. Birincisi, aynı dosyayı birden fazla kişi güncellemeye başladığında sürüm karmaşası çıkar. İkincisi, fatura ile tahsilatı ilişkilendirmek için formül kurmak gerekir ve formüller kırılır. Üçüncüsü, fatura kesildiğinde cariye elle işlemeyi unutursunuz; iki kayıt arasındaki fark zamanla büyür.

Online bir ön muhasebe programında fatura kesildiği anda cari otomatik borçlanır. Tahsilat girildiğinde otomatik kapanır. Manuel adım kalmadığı için unutma ihtimali de kalmaz. Ayrıca ekstre çıkarmak, müşteriye hesap özeti göndermek ve yaşlandırma raporu almak tek tıkla yapılır.

Küçük bir alışkanlık, büyük fark

Haftada bir, on dakikanızı vadesi geçmiş alacaklar listesine ayırın. Çoğu geciken tahsilat kötü niyetten değil unutulmaktan kaynaklanır ve zamanında atılan kısa bir hatırlatma çoğunu çözer.