Cari Hesap Takibi Nasıl Yapılır? Müşteri ve Tedarikçi Borçlarını Kontrol Etme Rehberi

Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak ilişkisinin kaydıdır. Her satış ve alış faturası, tahsilat, ödeme, iade ve çek-senet bu hesaba işlenir; kalan tutar bakiyeyi verir. Kulağa basit gelir. İşletmelerin en çok para kaybettiği yerlerden biri olmasının sebebi de bu basitlik yanılsamasıdır: bakiye doğru görünse bile hangi faturanın açık kaldığı, hangi alacağın ne kadar geciktiği çoğu zaman belirsizdir.

Bu rehberde cari hesap takibinin nasıl yapılacağını temel kavramlardan başlayarak anlatıyoruz: tahsilatın faturalara nasıl dağıtılacağı, yaşlandırma raporunun nasıl okunacağı, günlük-haftalık-aylık kontrol listesi, mutabakat ve en sık yapılan hatalar.

Cari hesap takibinin temel kavramları

Bakiye doğru, ayrıntı yanlış

En yaygın sorun şudur: müşterinin toplam borcu doğru görünür ama hangi faturanın ödendiği belirsizdir. Müşteri beş faturaya karşılık tek havale yaptığında tahsilat toplu bir tutar olarak kaydedilirse bakiye tutar; ancak "hangi fatura hâlâ açık?" sorusunun cevabı kaybolur.

Bu, vade takibini imkânsız hâle getirir. Üç ay önceki bir faturanın hâlâ açık olduğunu fark ettiğinizde hatırlatma için geç kalmış olursunuz. Üstelik müşteriyle "biz o faturayı ödedik" tartışmasına girdiğinizde elinizde hangi ödemenin hangi belgeye karşılık geldiğini gösteren bir kayıt yoktur.

Doğru yöntem: tahsilatı faturalara dağıtmak

Gelen ödemeyi faturalara bölüştürmek cari takibinin belkemiğidir. Bir örnekle bakalım. Müşterinizin üç açık faturası var ve 15 Ağustos'ta 5.000 TL havale geliyor:

Bu dağıtımla hem bakiye doğru olur (500 TL) hem de hangi belgenin kapandığı kayda geçer. Kısmi ödemelerde de aynı mantık işler: fatura kısmen kapanır, kalan tutar açık kalmaya devam eder ve vadesi geçtiğinde gecikme listesine düşer.

Dağıtımda yaygın kural vadesi en eski faturadan başlamaktır; ancak müşteri havale açıklamasında belirli bir faturayı işaret ettiyse ona uyulur. Gelen tutar açık faturaların toplamını aşıyorsa fark kaybolmaz; avans olarak cariye yazılır ve sonraki faturadan düşülür. Tedarikçi tarafında aynı mantık ödemeler için geçerlidir: tek ödeme birden çok alış faturasına dağıtılır.

Adım adım cari hesap takibi

1. Cari kartları eksiksiz açın. Unvan, vergi ya da T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, adres, e-posta ve telefon. Aynı firmayı iki ayrı kartla açmayın.
2. Açılış bakiyesini girin. Programa geçerken her carinin o günkü bakiyesi girilmezse ekstre ilk günden hatalı başlar.
3. Her faturaya vade yazın. Vadesiz fatura gecikme takibinde görünmez.
4. Faturayı kesildiği gün cariye işleyin. Ön muhasebe programında bu kendiliğinden olur.
5. Tahsilat ve ödemeyi geldiği gün girin ve ilgili faturalara dağıtın.
6. Çek ve senetleri cariye bağlı kaydedin; vadeleri ayrıca izlenir.
7. Düzenli rapor alın: haftalık vadesi geçenler, aylık yaşlandırma, dönemsel mutabakat.

Yaşlandırma raporu nasıl okunur?

Yaşlandırma raporu açık alacakları vadeden bu yana geçen güne göre dilimlere ayırır. Toplam alacak tek başına çok şey söylemez; asıl bilgi dağılımdadır:

İki müşterinin toplam alacağı birbirine yakın, ama riskleri çok farklı. A düzenli ödüyor, borcunun büyük kısmı henüz vadesinde. B'nin alacağının çoğu iki aydan eski; yeni sipariş almadan önce konuşulması gereken müşteri odur. Genel kural: 60 günü geçen alacakların toplam içindeki payı aydan aya artıyorsa tahsilat süreciniz bozuluyor demektir.

Günlük, haftalık ve aylık kontrol listesi

• Her gün: gelen havaleleri ve kart tahsilatlarını girip faturalara dağıtın; kesilen faturaların cariye işlendiğini kontrol edin.
• Her hafta: vadesi geçen alacaklar listesine bakın. Vadesi yedi günü geçen her fatura için bir aksiyon (arama, e-posta, ödeme bağlantısı) belirleyin.
• Her hafta: tedarikçi vadelerinizi gözden geçirin; erken ödeme iskontosu sunan tedarikçileri kaçırmamak doğrudan kârdır.
• Her ay: yaşlandırma raporunu alın, 60 günü geçen payı bir önceki ayla karşılaştırın.
• Her ay ya da çeyrek: kurumsal müşteriler ve büyük tedarikçilerle mutabakat yapın.
• Dönem sonunda: avans bakiyelerini ve eşleşmemiş tahsilatları temizleyin.

Mutabakat: Ba-Bs kalktı, ihtiyaç da kalktı mı?

Form Ba ve Form Bs bildirimleri, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No 565 ile Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırıldı (ayrıntı: Form Ba-Bs kaldırıldı mı?). Yasal bildirim olmasa da karşı tarafla bakiyeyi karşılaştırmak işlevini kaybetmedi: unutulan fatura, çift kayıt ya da yanlış cariye işlenmiş tahsilat gibi farklar ancak böyle yakalanır. Fark ne kadar erken bulunursa sebebini bulmak o kadar kolaydır; yıl sonunda ortaya çıkan fark çoğu zaman açıklanamaz.

Excel ile takip: nerede biter?

Az sayıda cariniz varsa Excel işi görür. Sınır genelde üç noktada gelir. Birincisi, aynı dosyayı birden fazla kişi güncellemeye başladığında sürüm karmaşası çıkar. İkincisi, fatura ile tahsilatı ilişkilendirmek için formül kurmak gerekir ve formüller kırılır. Üçüncüsü, fatura kesildiğinde cariye elle işlemeyi unutursunuz; iki kayıt arasındaki fark zamanla büyür.

Online bir ön muhasebe programında fatura kesildiği anda cari borçlanır, tahsilat girildiğinde ilgili fatura kapanır. Elle aktarım adımı kalmadığı için unutma ihtimali de azalır; ekstre, yaşlandırma ve vadesi geçenler listesi aynı veriden üretilir.

Sık yapılan hatalar

• Tahsilatı toplu tutar olarak girip faturalara dağıtmamak.
• Faturaya vade yazmamak ya da herkese aynı vadeyi varsaymak.
• Programa geçerken açılış bakiyelerini atlamak.
• İade faturalarını ve fiyat farklarını cariye yansıtmamak.
• Dövizli faturaları TL tahsilatla gelişigüzel kapatmak; kur farkı ayrı ele alınmalıdır.
• Yalnız müşteri tarafına bakıp tedarikçi vadelerini ihmal etmek.

Faturika'da cari hesap takibi

Faturika'da kesilen fatura müşterinin carisine kendiliğinden işlenir. Tahsilat ekranında "En eski vadeden dağıt" ile ödeme açık faturalara otomatik bölüştürülür; bu bir önizlemedir, kaydetmeden önce her satırı değiştirebilirsiniz. Dağıtılmayan kısım avans olarak cariye yazılır. Cari ekstresini tarih aralığıyla PDF olarak alırsınız.

Alacak yaşlandırma raporu açık alacakları vadesi gelmemiş, 1–30, 31–60, 61–90, 91–120 ve 120 günden eski dilimlerde gösterir; cariye risk limiti tanımladıysanız limiti aşan müşteri raporda işaretlenir. Ayarlardan açtığınızda müşterinize vadeden 3 gün önce, vade günü ve vadeden 3 ve 7 gün sonra e-posta hatırlatması gider; isterseniz SMS de. Carilerinize mutabakat bağlantısı gönderip onay ya da itirazı kayıt altına alabilirsiniz. Ayrıntılar: cari hesap takip programı ve cari mutabakat. Geciken alacakları toplamak için vadesi geçen alacaklar yazımıza da bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Cari hesap takibi nedir?

Her müşteri ve tedarikçi için fatura, tahsilat, ödeme, iade ve çek-senet hareketlerinin tek hesapta izlenmesi ve güncel bakiyenin görülmesidir. İyi bir takipte yalnız bakiye değil, hangi faturanın açık kaldığı da bilinir.

Müşteri tek ödemeyle birden fazla faturayı kapatırsa ne yapmalıyım?

Ödemeyi faturalara dağıtın. Müşteri özel bir fatura belirtmediyse vadesi en eski faturadan başlamak yaygın yöntemdir. Kısmen kapanan faturada kalan tutar açık kalır; açık faturaları aşan kısım avans olarak cariye yazılır.

Yaşlandırma raporu neyi gösterir?

Açık alacakların vadeden bu yana geçen güne göre dağılımını gösterir. Hangi müşterinin ne kadar geciktiğini ve gecikmenin zamanla artıp artmadığını görmenizi sağlar.

Form Ba-Bs kalktıysa cari mutabakata gerek var mı?

Yasal bir bildirim değildir, ancak karşı tarafla bakiye karşılaştırmak unutulan fatura, çift kayıt ya da yanlış cariye işlenmiş tahsilat gibi farkları erken yakalamanın en pratik yoludur.

Excel ile cari takip yapılır mı?

Az sayıda cari ve tek kullanıcıyla yapılabilir. Cari sayısı ve kullanıcı arttığında sürüm karmaşası, kırılan formüller ve cariye işlenmeyi unutulan faturalar nedeniyle hata riski büyür.