Stok Takip Programı Kullanmak Neden Önemli? Stok Hatalarını Azaltmanın Yolları

Stok, çoğu işletmenin en büyük dönen varlıklarından biridir ve aynı zamanda en az güvenilen verisidir. "Sistemde 40 var ama rafta 33" cümlesi tanıdık geliyorsa sorun genelde sayımda değil, kayıt disiplinindedir: hareket ya hiç kaydedilmemiştir ya da geç, yanlış birimle veya yanlış depoya kaydedilmiştir.

Bu yazıda stok takip programı kullanmanın neden önemli olduğunu stok hatalarının tekrar eden sebepleri üzerinden anlatıyor; kritik seviye hesabını, maliyet yöntemini, sayım düzenini ve bir kontrol listesini örneklerle veriyoruz.

Stok hatalarının tekrar eden sebepleri

• Gecikmeli kayıt: mal çıkışı yapılır, fatura ertesi gün kesilir. Aradaki sürede sistem yanlış rakamı gösterir ve o rakama göre satış sözü verilir.
• İade ve değişimlerin işlenmemesi: özellikle perakendede iade, satışa göre çok daha sık atlanır.
• Numune, fire ve zayi: satılmadığı için kayda girmez, ama stoktan fiilen düşmüştür.
• Birim karmaşası: koli mi adet mi? Aynı ürün iki farklı birimle girilmişse rakam baştan bozuktur.
• Depolar arası transfer: tek havuz gibi takip edildiğinde toplam doğru, depo bazında yanlış olur.
• Mükerrer düşüm: irsaliyeyle sevk edilen mal, faturası kesildiğinde bir kez daha stoktan düşülür.

Stok takip programının çözdüğü kısım

Bir stok takip programının asıl katkısı, her hareketi kaynağındaki belgeye bağlamasıdır. Satış faturası kesildiğinde stok düşer, alış belgesi işlendiğinde artar. Elle "stoktan düş" adımı ortadan kalktığı için unutma ihtimali de büyük ölçüde ortadan kalkar.

Her hareketin bir belgeye bağlı olması ikinci bir fayda getirir: sayım tutmadığında geriye doğru izleyebilirsiniz. "Bu ürün son ay hangi hareketlerle 40'tan 33'e indi?" sorusunun cevabı hareket listesinde durur.

Kritik stok seviyesi nasıl belirlenir?

Her ürün için bir kritik seviye tanımlamak, stoksuz kalmayı önlemenin en basit yoludur. Seviyeyi belirlerken tedarik süresini hesaba katın. Basit bir formül işinizi görür:

Kritik seviye = günlük ortalama satış × tedarik süresi (gün) + güvenlik stoku

Örnek: Bir ürünü günde ortalama 3 adet satıyorsunuz ve tedarikçiden mal 10 günde geliyor. Tedarik süresince 30 adet satarsınız. Tedarikçi gecikebileceği ya da satış artabileceği için 3 günlük satış kadar, yani 9 adet güvenlik payı eklerseniz kritik seviye 39 olur. Stok 39'a indiğinde sipariş verirseniz yeni mal gelmeden raf boşalmaz. Satış hızı mevsime göre değişiyorsa seviyeyi dönemsel olarak güncelleyin.

Maliyet: stokun asıl zor kısmı

Adet takibi kolaydır, maliyet değildir. Vergi Usul Kanunu m.274'e göre emtia maliyet bedeliyle değerlenir. Peki aynı ürünü farklı fiyatlarla aldıysanız satarken hangi maliyeti esas alacaksınız? Çoğu KOBİ için uygulanabilir yöntem ağırlıklı ortalama maliyettir. Bir örnekle bakalım:

Bu 200 adetten 120'sini 80 TL'den sattığınızı düşünün. Satış tutarı 9.600 TL, ağırlıklı ortalamaya göre satılan malın maliyeti 120 × 55 = 6.600 TL, brüt kâr 3.000 TL'dir. Son alış fiyatını (60 TL) maliyet kabul etseydiniz maliyet 7.200 TL, kâr 2.400 TL görünürdü. Son alış fiyatı pratik görünür ama kârlılığı yanıltır: fiyatların arttığı dönemde kârı olduğundan düşük, düştüğü dönemde yüksek gösterir. Hangi yöntemi kullanacağınızı mali müşavirinizle birlikte belirleyin ve yöntemi dönem içinde değiştirmeyin.

İkinci tuzak geç girilen belgelerdir. Geçen aya ait bir alış faturasını bugün girdiğinizde, o tarihten sonraki satışların maliyeti değişmelidir. Programınızın geçmiş tarihli girişlerde maliyeti yeniden hesaplayıp hesaplamadığını mutlaka sorun; hesaplamıyorsa geç girilen her fatura raporlarınızı sessizce bozar.

Sayımı düzenli ve küçük parçalar hâlinde yapın

Vergi Usul Kanunu m.186 envanteri, bilanço günündeki mevcutların sayılması, ölçülmesi, tartılması ve değerlenmesi olarak tanımlar. Yıl sonu sayımı bu yüzden kaçınılmazdır; ama tek sayım olarak kalmamalıdır. Yılda bir kez tüm depoyu saymak yerine dönüşümlü sayım daha iyi sonuç verir: her hafta belirli bir ürün grubunu sayın. Fark küçükken yakalanır, sebebi hatırlanır ve düzeltmesi kolay olur. Yıl sonunda çıkan 200 kalemlik fark ise artık açıklanamaz; yalnızca kabullenilir. Kapanış hazırlığı için yıl sonu kapanış kontrol listemize bakabilirsiniz.

Sayım farkını kaydederken sebebini de yazın. Üç ay sonra aynı üründe aynı fark tekrar ediyorsa orada süreçle ilgili bir sorun var demektir. Fire, bozulma ya da kırılma nedeniyle değeri düşen mallar için Vergi Usul Kanunu m.278 ayrı bir değerleme öngörür; bu tür kayıtların belgelendirilmesini ve vergisel sonuçlarını mali müşavirinizle değerlendirin.

Stok takibi kontrol listesi

• Her ürünün tek bir stok kodu ve tek bir birimi var mı?
• Stok takibi yapılacak ürünler işaretlendi mi, hizmet kalemleri ayrıldı mı?
• Satış ve alış belgeleri aynı gün sisteme giriyor mu?
• İrsaliyeyle sevk edilen malın faturası irsaliyeye bağlanıyor mu?
• İadeler, numuneler ve fireler açıklamalı olarak kaydediliyor mu?
• Her ürün için tedarik süresine göre kritik seviye tanımlı mı?
• Depolar arası her transfer kayda geçiyor mu?
• Dönüşümlü sayım takvimi var mı, farkların sebebi yazılıyor mu?

Sık yapılan hatalar

• Sayım farkını sebep yazmadan tek kalemde düzeltmek.
• Kritik seviyeyi tedarik süresini hesaba katmadan, göz kararı belirlemek.
• Alış faturalarını haftalarca biriktirip toplu girmek; maliyet ve kârlılık raporları o sürede yanlıştır.
• Dövizli alışlarda kur girmeden maliyet oluşturmak.
• Stok hareketini silip yeniden girmek; iz kaybolur. Doğrusu ters kayıtla düzeltmektir.

Faturika'da stok takibi

Faturika'da stok, faturadan ayrı bir defter değildir. Satış faturası gönderildiğinde stok takipli ürünlerde stok düşer; faturası irsaliyeye bağlıysa irsaliyeyle karşılanan miktar ikinci kez düşülmez. Tedarikçiden gelen alış faturası ya da e-İrsaliyede "Depoya Stok Girişi" ile kalemleri seçtiğiniz depoya alırsınız. Ürün kartında kritik stok miktarı tanımlarsınız; stok raporunda bu seviyeye inen ürünler "Kritik" olarak işaretlenir ve yalnız onları listeleyebilirsiniz.

Depo bazında stok tutulur, depolar arası transfer tek kayıtla yapılır. Sayım farkı ya da fire için açıklamalı giriş-çıkış kaydı girilir; hareket listesinde tarih, yön, ürün ya da nota göre arama yaparsınız. Stok hareketleri silinmez, ters kayıtla düzeltilir. Maliyet hareketli ağırlıklı ortalamayla ürün ve depo bazında hesaplanır; geçmiş tarihli bir hareket girildiğinde ilgili ürün "yeniden hesap bekleyen" olarak işaretlenir ve stok değerleme raporundan maliyeti baştan hesaplatırsınız. Döviz alışında kur girilmemişse maliyet uydurulmaz, eksik olarak gösterilir. Ayrıntılar: stok takip programı ve e-İrsaliye.

Sık sorulan sorular

Stok takip programı ne işe yarar?

Ürünlerin giriş-çıkışını, depo bazında mevcut miktarı ve stok maliyetini kayıt altına alır. Hareketleri satış ve alış belgelerine bağladığı için elle düşüm unutulmaz, sayım farkı çıktığında geriye doğru izlenebilir.

Kritik stok seviyesi nasıl hesaplanır?

Günlük ortalama satış ile tedarik süresini (gün) çarpıp üzerine bir güvenlik payı eklersiniz. Günde 3 adet satılan ve 10 günde gelen bir ürün için 30 adede 3 günlük güvenlik payı eklenirse kritik seviye 39 olur.

Stok maliyeti hangi yöntemle hesaplanmalı?

Vergi Usul Kanunu'na göre emtia maliyet bedeliyle değerlenir. Farklı fiyatlarla alınan ürünlerde ağırlıklı ortalama maliyet çoğu KOBİ için uygulanabilir bir yöntemdir. Yöntemi mali müşavirinizle belirleyin ve dönem içinde değiştirmeyin.

Sayım farkı çıktığında ne yapılmalı?

Fark, sebebi yazılarak düzeltme kaydıyla işlenir. Aynı üründe fark tekrarlıyorsa kayıt sürecinde (iade, fire, transfer, birim) bir sorun aranmalıdır. Değeri düşen mallar için mali müşavirinize danışın.

İrsaliye ve fatura aynı malı iki kez stoktan düşer mi?

Doğru kurulmuş bir sistemde düşmez: mal irsaliyeyle sevk edildiğinde stoktan çıkar, irsaliyeye bağlı faturada aynı miktar yeniden düşülmez. Fatura irsaliyeye bağlanmazsa mükerrer düşüm riski doğar.