Stok Takip Programı Kullanmak Neden Önemli? Stok Hatalarını Azaltmanın Yolları

Stok, çoğu işletmenin en büyük dönen varlığıdır ve aynı zamanda en az güvenilen verisidir. "Sistemde 40 var ama rafta 33" cümlesi tanıdık geliyorsa, sorun genelde sayımda değil kayıt disiplinindedir.

Stok hatalarının tekrar eden sebepleri

Gecikmeli kayıt: mal çıkışı yapılıp fatura ertesi gün kesilir. Aradaki sürede sistem yanlış rakamı gösterir ve o rakama göre satış sözü verilir.

İade ve değişimlerin işlenmemesi: özellikle perakendede iade, çıkışa göre çok daha sık atlanır.

Numune, fire ve zayi: satılmadığı için kayda girmez, ama stoktan fiilen düşmüştür.

Birim karmaşası: koli mi adet mi? Aynı ürün iki farklı birimle girilmişse rakam baştan bozuktur.

Depolar arası transfer: tek havuz gibi takip edildiğinde toplam doğru, depo bazında yanlış olur.

Dijital takibin çözdüğü kısım

Bir stok takip programının asıl katkısı, hareketi kaynağına bağlamasıdır. Fatura kesildiğinde stok otomatik düşer; alış faturası girildiğinde otomatik artar. Elle "stoktan düş" adımı ortadan kalktığı için unutma ihtimali de ortadan kalkar.

Her hareketin bir belgeye bağlı olması ikinci bir fayda getirir: sayım tutmadığında geriye doğru izleyebilirsiniz. "Bu ürün son ay hangi hareketlerle 40'tan 33'e indi?" sorusunun cevabı listede durur.

Kritik seviye uyarısı

Her ürün için minimum seviye tanımlamak, stoksuz kalmayı önlemenin en basit yoludur. Seviyeyi belirlerken tedarik süresini hesaba katın: tedarikçiden mal 10 günde geliyorsa ve günde ortalama 3 adet satıyorsanız, kritik seviye 30'un altına inmemelidir. Buna bir de güvenlik payı ekleyin.

Maliyet: stokun asıl zor kısmı

Adet takibi kolaydır, maliyet değildir. Aynı ürünü farklı fiyatlarla aldıysanız, satarken hangi maliyeti esas alacaksınız? Ağırlıklı ortalama maliyet çoğu KOBİ için doğru ve uygulanabilir yöntemdir. Son alış fiyatını maliyet kabul etmek pratik görünür ama kârlılığı yanıltır: fiyatların arttığı dönemde kârınızı olduğundan düşük, düştüğü dönemde yüksek gösterir.

Programınızın geçmişe dönük alış faturası girdiğinizde maliyetleri yeniden hesaplayıp hesaplamadığını mutlaka sorun. Hesaplamıyorsa, geç girilen her fatura raporlarınızı sessizce bozar.

Sayımı düzenli ve küçük parçalar hâlinde yapın

Yılda bir kez tüm depoyu saymak yerine, dönüşümlü sayım daha iyi sonuç verir: her hafta belirli bir ürün grubunu sayın. Fark küçükken yakalanır, sebebi hatırlanır ve düzeltmesi kolay olur. Yıl sonunda çıkan 200 kalemlik fark ise artık açıklanamaz; yalnızca kabullenilir.

Sayım farkını kaydederken sebebini de yazın. Üç ay sonra aynı üründe aynı fark tekrar ediyorsa, orada süreçle ilgili bir sorun var demektir.