Yıl Sonu Yaklaşırken: KOBİ'ler İçin 10 Maddelik Ön Muhasebe Kapanış Listesi

Her Ocak ayında aynı e-posta gelir: mali müşavir, eksik belgeleri ve açık hesapları listeler; işletme sahibi bir haftasını klasörlerde geçirir. Bu döngüyü kıran işletmelerin ortak noktası basit: yıl sonu kapanışını Ocak'ta değil Aralık'ta, hem de tek seferde değil parça parça yaparlar. Aşağıdaki yıl sonu ön muhasebe kapanış kontrol listesi bu işin iskeletidir; her madde ayrı bir öğleden sonraya sığar. Maddelerin yanına, yıl sonunda bilinmesi gereken Vergi Usul Kanunu hükümlerini de kaynağıyla ekledik. Kesin muhasebe kaydı ve beyan kararları mali müşavirinizindir; bu liste, ona temiz ve eksiksiz veri götürmeniz içindir.

Aralık'ı haftalara bölün

Yıl sonu ön muhasebe kapanış kontrol listesi: 10 madde

1. Kesilmemiş faturaları kesin

Teslim edilmiş ama faturası kesilmemiş siparişler, irsaliyesi kesilip faturaya dönüşmemiş sevkiyatlar listeye alınır ve kapanır. Burada iki kural bilinmeli. Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) 231. maddesine göre fatura, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenir; bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. KDV Kanunu'nun 10. maddesine göre ise vergiyi doğuran olay kural olarak malın teslimi ya da hizmetin yapılmasıdır. Yani 29 Aralık'ta teslim edilen malın faturası Ocak'ın ilk günlerinde yedi gün içinde kesilebilir, ama işlemin hangi döneme ait olduğunu fatura tarihi değil teslim belirler. Yıl sonuna sarkan teslimleri müşavirinize ayrıca bildirin. Ayrıntı için fatura düzenleme süresi rehberine bakabilirsiniz.

2. Taslakta kalan belgeleri gözden geçirin

Sistemde taslak duran faturaların bir kısmı unutulmuş, bir kısmı vazgeçilmiş işlerdir. İkisini ayırın: kesilecekleri kesin, kalanları silin. Taslak yığını, yıl sonu raporlarında gerçekleşmemiş bir ciro beklentisi yaratır ve hangi işin gerçekten faturalandığını belirsizleştirir.

3. Cari bakiyelerinizi karşı tarafla karşılaştırın

En azından büyük müşterileriniz ve tedarikçilerinizle bakiye mutabakatı yapın. Cari ekstreyi gönderin, karşı tarafın kaydıyla farkı bulun. Farklar çoğunlukla kaydedilmemiş bir tahsilat ya da iki tarafın farklı tarihe yazdığı bir faturadan çıkar. Yıl kapanmadan çözülen fark, Ocak'ta çözülmesi gereken bir problem olmaktan çıkar.

4. Vadesi geçen alacakları karara bağlayın

Yaşlandırma tablosunda uzun süredir ödenmeyen alacaklara bakın. Tahsil edilecekler için takvim çıkarın; tahsili şüpheli olanları müşavirinizle konuşun. VUK 323'e göre ticari kazancın elde edilmesiyle ilgili olmak şartıyla dava veya icra safhasındaki alacaklar ile protestoya ya da yazıyla bir defadan fazla istenmesine rağmen ödenmemiş küçük tutarlı alacaklar şüpheli alacak sayılır ve bunlar için karşılık ayrılabilir. Bu küçük tutar sınırı, GİB'in güncel kanun metnindeki nota göre 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile 1 Ocak 2026'dan itibaren 25.000 TL'dir. Bu nedenle yazılı ödeme taleplerinizi saklayın. Kazai bir hükme ya da kanaat verici bir belgeye göre tahsil imkânı kalmayan alacaklar ise VUK 322'ye göre değersiz alacaktır. "Bir gün öder" diye bekletilen alacak, kayıtlarda gerçek olmayan bir varlık olarak durur. Takip yöntemi için vadesi geçen alacaklar yazımıza bakabilirsiniz.

5. Gider belgelerini toplayın

Yıl içinde kredi kartıyla ödenmiş ama fişi girilmemiş giderler, çalışanların cebinden ödediği ve henüz kayda alınmamış masraflar bu ayın işi. Belgesi olmayan gider, kayıtta gösteremediğiniz gider ve indiremediğiniz KDV demektir. Fiş ve fatura görsellerini gider kaydına ekleyerek girin; belge ile kayıt yan yana dursun. Gelecek yıla ait olarak peşin ödediğiniz giderleri (ör. yıllık sigorta ya da peşin kira) ayrıca işaretleyin: bilanço esasında VUK 283'e göre gelecek hesap dönemine ait peşin ödenen giderler aktifleştirilerek değerlenir.

6. Stok sayımı yapın

VUK 186, envanter çıkarmayı bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin ve ayrıntılı olarak tespit etmek diye tanımlar. Sistemdeki miktar ile raftaki miktar arasındaki fark, sayımdan sonra düzeltme kaydıyla kapanır; sayımı ürün bazında yapın ve farkı gerekçesiyle not düşerek işleyin. Kritik nokta maliyettir. VUK 274'e göre emtia maliyet bedeliyle değerlenir; satış bedelleri değerleme gününde maliyete göre yüzde 10 veya daha fazla düşmüşse mükellef emsal bedeli ölçüsünü uygulayabilir. Afet, bozulma, kırılma gibi nedenlerle değeri önemli ölçüde azalan mallar ise VUK 278'e göre emsal bedeliyle değerlenir. Bu yüzden bozuk ve hasarlı ürünleri sayımda ayrı listeleyin. Stok değerleme raporunda maliyeti hesaplanamamış kalem varsa (ör. kuru girilmemiş dövizli alış) bunları tamamlayın.

7. Kasa ve banka bakiyelerini eşleyin

Aralık ekstresini içe aktarın, açık hareketleri kapatın; kasadaki parayı sayıp kayıtlı bakiyeyle karşılaştırın. 31 Aralık itibarıyla kayıt bakiyesi ile banka bakiyesi arasındaki fark yalnızca yoldaki kalemlerle açıklanabilmeli. Döviz hesaplarınız ve dövizli alacak-borçlarınız varsa bunları ayrıca listeleyin: VUK 280'e göre yabancı paralar borsa rayici ile değerlenir ve bu hüküm yabancı para ile olan alacak ve borçlar için de geçerlidir. Değerleme kaydını müşaviriniz yapar; sizin işiniz bakiyelerin doğru ve eksiksiz olmasıdır. Bu maddeyi yıl boyunca her ay yaptıysanız burada kısa bir kontrol yeterlidir; yöntem için banka mutabakatı yazımıza bakın.

8. Çek ve senetleri kontrol edin

Portföydeki çeklerin vadeleri, tahsile verilenlerin durumu, ciro edilenlerin kayıtları. Vadesi yıl içinde dolmuş ama durumu güncellenmemiş çek, hem alacak hem nakit tablonuzu yanıltır. Karşılıksız çıkan çek ve senetleri ayrıca listeleyin; bunlar dördüncü maddedeki şüpheli alacak değerlendirmesine girer.

9. Tekrarlayan faturaları ve giderleri yeni yıla ayarlayın

Kira, abonelik ve bakım gibi tekrarlayan kalemlerde tutar değişiyorsa Ocak'tan önce güncelleyin. Otomatik oluşan ilk fatura eski tutardan çıkarsa düzeltmesi iptal ya da iade süreci demektir; bu da hem size hem müşterinize ek iş çıkarır.

10. Müşavirinize gidecek dosyayı hazırlayın

Satış ve alış faturaları, gider kayıtları ve belgeleri, cari ekstreler, stok sayım listesi ve değerleme raporu, kasa-banka raporları, çek-senet listesi. Bunları tek tek e-postayla göndermek yerine müşavirinize salt okunur erişim vermek işi iki taraf için de kısaltır; eksik belge sorusu, veriye kendisi baktığında azalır.

Yıl sonu mevzuat özeti

Saklama süresine dair not: VUK 253 defter tutanlar için beş yıllık süreyi düzenler. Ticari defter tutan işletmeler için Türk Ticaret Kanunu'nun saklama hükümleri de ayrıca geçerlidir; uygulanacak süreyi mali müşavirinizle netleştirin ve belgeleri kısa süreye göre imha etmeyin.

Sık yapılan hatalar

• Aralık teslimini Ocak faturasıyla unutmak: yedi günlük süre kaçarsa fatura hiç düzenlenmemiş sayılır.
• Stok sayımını 31 Aralık'tan haftalar önce yapıp sonraki hareketleri eklememek: sayım tarihi ile bilanço günü arasındaki giriş ve çıkışlar kaybolur.
• Bozuk ürünü sağlam stokla birlikte saymak: değerleme farklıdır, ayrı listelenmelidir.
• Tahsil edilemeyen alacak için yazılı talep bırakmamak: şüpheli alacak şartlarını belgeleyemezsiniz.
• Döviz bakiyelerini listelememek: değerleme için gereken veri müşavire eksik gider.

Faturika'da yıl sonu kapanışı

Faturika'da bu maddelerin çoğu bir liste ya da rapor ekranıdır. Belge listesini Taslak durumuna göre süzüp seçili taslakları topluca gönderebilir ya da silebilirsiniz. Cari yaşlandırma raporu açık alacakları seçtiğiniz tarih itibarıyla gecikme günlerine göre gruplar; cari ekstreyi PDF olarak gönderebilir ya da cari mutabakat bağlantısıyla karşı tarafın onayını alabilirsiniz. Stok ekranında sayım farkını not ekleyerek giriş ya da çıkış olarak işler, stok değerleme raporunda maliyeti eksik kalan kalemleri görüp tamamlarsınız. Çekler portföyde, tahsilde, tahsil edildi, ciro edildi, karşılıksız gibi durumlarla izlenir; tekrarlayan fatura ve giderler yeni yıl öncesi güncellenebilir. Mali müşavirinizi salt okunur erişim ve dışa aktarım yetkisiyle davet edersiniz. Ayrıntılar ön muhasebe programı sayfasında.

Sık sorulan sorular

Aralık'ta teslim edilen malın faturası Ocak'ta kesilebilir mi?

Teslimden itibaren yedi günlük süre içinde kalıyorsa evet (VUK 231/5). Ancak KDV bakımından vergiyi doğuran olay kural olarak teslimdir (KDVK 10); bu işlemlerin hangi döneme ait olduğunu müşavirinizle netleştirin.

Hangi alacaklar için şüpheli alacak karşılığı ayrılabilir?

VUK 323'e göre ticari kazançla ilgili olmak şartıyla dava veya icra safhasındaki alacaklar ile protestoya ya da yazıyla bir defadan fazla istenmesine rağmen ödenmemiş ve 1 Ocak 2026'dan itibaren 25.000 TL'yi aşmayan alacaklar şüpheli sayılır; bunlar için karşılık ayrılabilir.

Yıl sonunda stoklar nasıl değerlenir?

VUK 274'e göre emtia maliyet bedeliyle değerlenir. Satış bedeli maliyete göre yüzde 10 veya daha fazla düşmüşse emsal bedeli uygulanabilir; bozulma, kırılma gibi nedenlerle değeri önemli ölçüde düşen mallar VUK 278'e göre emsal bedeliyle değerlenir.

Fatura ve defterleri ne kadar saklamalıyım?

VUK 253'e göre defter tutanlar defterlerini ve belgelerini, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklar. Türk Ticaret Kanunu'nun saklama hükümleri de ayrıca geçerli olduğundan uygulanacak süreyi müşavirinizle netleştirin.