e-Ticarette Fatura Kesmek: Pazaryeri Satıcıları İçin Pratik Rehber

Pazaryerinde ya da kendi sitenizde satış yapan her işletme, yaptığı satışları belgelemek zorundadır. Sipariş sayısı arttıkça fatura kesmek elle yetişilemeyen bir işe dönüşür; üstelik internet satışında faturanın içeriği ve iletimi için ek kurallar vardır. Bu yüzden süreci baştan doğru kurmak gerekir.

Bu rehberde e-ticarette hangi belgenin kesileceğini, faturada bulunması zorunlu bilgileri, faturanın ne zaman düzenlenmesi gerektiğini, pazaryerinden gelen komisyon faturalarını, iade ve iptal süreçlerini ve otomasyonu anlatıyoruz. Mevzuat dayanağı, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No 509'un GİB tarafından yayımlanan 2026 güncel metni ve GİB e-Arşiv teknik kılavuzudur.

Önce kapsam: e-Fatura ve e-Arşiv'e geçmek zorunda mısınız?

İnternet üzerinden satış yapanlar için e-Belge sınırı, genel sınırdan çok daha düşüktür. Tebliğe göre kendi sitesinde ya da pazaryerinde mal veya hizmet satan mükelleflerden brüt satış hasılatı 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde 500 bin TL ve üzeri olanlar, izleyen yılın temmuz ayı başına kadar e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına geçmek zorundadır. Örneğin 2025'te pazaryerinden 700 bin TL satış yapan bir işletme, 1 Temmuz 2026'ya kadar geçişini tamamlamalıdır.

Bu sınırın altında kalıyorsanız da kâğıt fatura dönemi büyük ölçüde kapandı: e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan bilanço esasındaki mükellefler 2026'da tüm faturalarını, basit usul ve işletme hesabı esasındakiler ise vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalarını GİB'in e-Belge portalı ya da özel entegratör sistemleri üzerinden e-Arşiv olarak düzenler. 1 Ocak 2027'den itibaren tutar sınırı herkes için kalkar.

Hangi belge kesilir: e-Fatura mı, e-Arşiv mi?

Belge türünü alıcı belirler. Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa fatura e-Fatura olarak GİB sistemi üzerinden onun posta kutusuna gider. Alıcı bireysel müşteriyse ya da e-Fatura'ya kayıtlı olmayan bir firmaysa fatura e-Arşiv olarak düzenlenir. "Kurumsal fatura istiyorum" diyen her müşteri e-Fatura kullanıcısı değildir; kontrolün vergi numarası üzerinden, her siparişte yapılması gerekir.

Bireysel müşterilere yapılan satışlarda VUK m.232'ye göre, 2026'da bedeli 12.000 TL'yi aşan satışlarda ya da müşteri istediğinde tutara bakılmaksızın fatura vermek zorunludur. Bu tutarın altındaki satışları hangi belgeyle belgeleyeceğinizi satış kanalınıza göre mali müşavirinizle netleştirin.

İnternet satışında faturada bulunması gereken bilgiler

509 sayılı tebliğin elektronik ticarete ilişkin bölümüne (IV.2.4.5) göre e-Arşiv uygulamasına dahil olup internetten satış yapanlar, bu satışlara ilişkin e-Arşiv faturaları alıcıya elektronik ortamda iletmek zorundadır. Faturada şu bilgiler bulunmalıdır:

1. Satış işleminin yapıldığı web adresi.
2. Ödeme şekli.
3. Ödeme tarihi.
4. Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın adı soyadı ya da unvanı ve VKN/TCKN bilgisi.
5. Malın gönderildiği ya da hizmetin ifa edildiği tarih.
6. İade bölümü: malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası; iade edilen malın cinsi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı.

Faturada ayrıca "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi yer alır. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, internet üzerinden mal satışında düzenlenen e-Faturada da aynı bilgiler bulunur; yalnızca iade bölümü aranmaz.

GİB e-Arşiv teknik kılavuzuna göre ürünü kendiniz teslim ediyorsanız taşıyıcı olarak kendi bilgileriniz, kargo ya da lojistik firmasıyla gönderiyorsanız o firmanın bilgileri yazılır. Kılavuz, internet satışları için diğer satışlardan ayrı bir birim kodunun (fatura serisi) kullanılmasını da ister. Sevk sırasında malın yanında sevk irsaliyesi, e-İrsaliye örneği, irsaliye yerine geçen faturanın kâğıt çıktısı ya da ÖKC fatura bilgi fişinden biri bulunmalıdır. Alan alan ayrıntı için internet satışında e-Arşiv rehberine bakın.

Fatura ne zaman kesilmeli?

VUK m.231'e göre fatura, malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir; bu süre içinde düzenlenmeyen fatura hiç düzenlenmemiş sayılır. e-Ticarette pratik bir yaklaşım, faturayı gönderim tarihi ve taşıyıcı kesinleştiğinde, yani sevk anında düzenlemektir: imzalanmış fatura sonradan değiştirilemediği için taşıyıcı değişirse faturanın iptal edilip yeniden kesilmesi gerekebilir.

Adım adım: bir pazaryeri siparişinin faturası

1. Siparişi okuyun. Alıcının bireysel mi kurumsal mı olduğunu, varsa vergi numarasını ya da T.C. kimlik numarasını alın. Numara yoksa alıcı nihai tüketici olarak kaydedilir.
2. Mükellefiyeti sorgulayın. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv hazırlayın.
3. Satırları yazın. Ürün, miktar, birim fiyat ve KDV oranı siparişle aynı olmalı. Kampanya ve kupon indirimlerinin faturaya nasıl yansıyacağını (sizin mi, pazaryerinin mi indirimi olduğu) mali müşavirinizle bir kez netleştirin ve tüm siparişlerde aynı kuralı uygulayın.
4. İnternet satışı bilgilerini ekleyin. Web adresi siparişin verildiği pazaryerinin adresidir; bedel pazaryeri üzerinden tahsil ediliyorsa ödeme şekli ödeme aracısıdır. Taşıyıcının unvanını ve vergi numarasını resmî bir kaynaktan doğrulayın.
5. Gönderin ve iletin. e-Arşiv faturayı müşteriye elektronik ortamda iletin; pazaryeri fatura yüklemesi ya da bağlantısı istiyorsa onu da tamamlayın.
6. Kaydı kapatın. Satış, stok çıkışı ve tahsilat ön muhasebede işlensin; pazaryeri hakedişi geldiğinde tahsilatı eşleştirin.

Komisyon, kargo ve hizmet faturaları

Pazaryerinin size kestiği komisyon, kargo ve hizmet faturaları gider kaydınızın ve indirilecek KDV'nizin temelidir. Bu belgeler, siz e-Fatura kullanıcısıysanız e-Fatura olarak gelen kutunuza düşer; değilseniz e-Arşiv olarak iletilir. Ay sonunda pazaryerinin hakediş ya da cari hesap dökümünü bu faturalarla karşılaştırın: eksik ya da mükerrer bir gider faturası hem kârınızı hem KDV hesabınızı bozar.

Ticari senaryodaki bir e-Faturada içeriğe itirazınız varsa, faturanın size ulaştığı tarihten itibaren 8 gün içinde ret yanıtı verebilirsiniz. Faturika'da gelen fatura yönetimi ile adınıza düzenlenen e-Faturalar düzenli aralıklarla çekilir; kurallarla tedarikçiye göre gider kategorisi atanır ve içeri aldığınız faturalar KDV raporunuza yansır.

İade ve iptal süreçleri

• Bireysel müşteri iadesi: Müşteri, kendisine elektronik ortamda iletilen faturanın çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalar ve malla birlikte geri gönderir. Tebliğe göre bu belge, satıcının düzenleyeceği gider pusulası yerine geçer.
• Kurumsal (e-Fatura kullanıcısı) müşteri iadesi: İade faturasını malı iade eden alıcı düzenler. Ticari senaryodaki fatura, alıcıya ulaştığı tarihten itibaren 8 gün içinde sistem üzerinden reddedilirse hükümsüz olur ve iade faturasına gerek kalmaz.
• e-Arşiv iptali: GİB'in e-Arşiv iptal kılavuzuna göre hatalı düzenlenen e-Arşiv faturanın iptali, belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içinde yapılmalıdır. Malın iadesi ise iptalle değil, yukarıdaki iade belgeleriyle kayda alınır.

İade faturasının KDV beyannamesindeki yeri ve tevkifatlı işlemlerde iade gibi ayrıntılar için iade faturası rehberine bakın.

Sık yapılan hatalar

• Kurumsal görünen her siparişe e-Fatura, bireysel görünen her siparişe e-Arşiv kesmek; belge türünü mükellefiyet sorgusu belirler.
• Web adresi, ödeme bilgisi, gönderim tarihi ya da taşıyıcı bilgisini boş bırakmak.
• Taşıyıcının vergi numarasını doğrulamadan, sipariş verisindeki bilgiyle yazmak.
• Faturayı 7 günlük süreden sonra kesmek ya da toplu kesim için teslimattan haftalar sonrasını beklemek.
• İnternet satışının e-Arşiv faturasını yalnızca kâğıt olarak paketin içine koymak; iletim elektronik olmalıdır.
• Komisyon ve kargo faturalarını kaydetmeyip indirilecek KDV'yi kaçırmak.
• İnternet satışları için ayrı fatura serisi kullanmamak.

Otomasyon: Faturika nerede devreye girer?

Siparişleri tek tek faturaya çevirmek yerine satış kanalınızı bağlayabilirsiniz:

• Trendyol Pazaryeri: pazaryeri entegrasyonu siparişleri 30 dakikada bir çeker; seçtiğiniz sipariş durumunda fatura taslağı kendiliğinden açılır. Alıcının mükellefiyeti sorgulanır, internet satışı bilgileri siparişten doldurulur. Taslakları kontrol edip toplu gönderirsiniz; resmîleşen faturanın bağlantısı pazaryerine iletilir.
• WooCommerce: ücretsiz WooCommerce e-Fatura eklentisi, ödemesi alınan siparişin faturasını kendiliğinden keser, internet satışı bilgilerini yazar ve resmî PDF'i müşterinize WooCommerce e-postasıyla gönderir.
• Diğer kanallar: kendi yazılımınızı açık e-Fatura API'si ile bağlayabilirsiniz.

Panelden elle kestiğiniz faturada da internet satışı seçeneği vardır: web adresi, ödeme ve gönderim bilgileri faturaya eklenir, malı kendiniz teslim ediyorsanız "Kendi teslimatım" seçeneği taşıyıcı olarak firmanızın bilgilerini yazar. Faturada "Stok çıkışı yap" işaretliyse, fatura iletildiğinde takipli ürünler depodan düşer. Sipariş çekmek ve taslak oluşturmak kontör harcamaz; giden belgede kontör, belge gönderildiğinde düşer.

Sık sorulan sorular

Pazaryeri satıcısı olarak e-Fatura'ya ne zaman geçmem gerekir?

İnternet üzerinden satış hasılatınız 2022 ve sonraki hesap dönemlerinin herhangi birinde 500 bin TL ve üzerindeyse, izleyen yılın temmuz ayı başına kadar e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına geçmeniz gerekir. Örneğin 2025'te bu sınırı aşan satıcı 1 Temmuz 2026'ya kadar geçer.

İnternet satışında e-Arşiv faturayı kâğıt olarak verebilir miyim?

Hayır. VUK Genel Tebliği Sıra No 509'a göre internet üzerinden yapılan satışlara ilişkin e-Arşiv faturalar alıcıya elektronik ortamda iletilmek zorundadır. Sevk sırasında malın yanında bulunması gereken belge ise ayrı bir kuraldır.

Malı kendim teslim edersem taşıyıcı bilgisine ne yazılır?

GİB e-Arşiv teknik kılavuzuna göre ürünü kendiniz teslim ediyorsanız taşıyıcı olarak kendi bilgileriniz, kargo ya da lojistik firmasıyla gönderiyorsanız o firmanın unvanı ve vergi numarası yazılır.

Bireysel müşteri ürünü iade ederse ne yapmalıyım?

Müşteri, faturanın çıktısındaki iade bölümünü doldurup imzalayarak malla birlikte gönderir. Tebliğe göre bu belge gider pusulası yerine geçer; iadeyi bu belgeye dayanarak kayda alırsınız.

Pazaryerinin kestiği komisyon faturaları nereye gelir?

e-Fatura kullanıcısıysanız e-Fatura olarak GİB sistemi üzerinden gelen kutunuza, değilseniz e-Arşiv fatura olarak size iletilir. Bu faturalar gider ve indirilecek KDV kaydınızın dayanağıdır.