e-Ticaret Ön Muhasebesi Nasıl Yapılır? Pazaryeri, Fatura ve Stok Yönetimi

e-Ticarette ön muhasebeyi zorlaştıran şey işlem sayısı değil, tek bir siparişin birden fazla parçaya bölünmesidir. Müşteri 500 TL öder, pazaryeri komisyonunu keser, kargo bedeli ayrı satırda görünür, para günler sonra toplu hakediş olarak yatar. Bu olayları tek satışa bağlamadan ne kârınızı ne de bakiyenizi doğru göremezsiniz. Bu rehberde e-ticaret ön muhasebesini zorunluluklardan başlayarak sipariş, fatura, komisyon, iade, tahsilat ve stok adımlarıyla anlatıyoruz.

Önce zorunluluk: hangi belgeyi kesmek zorundasınız?

VUK Genel Tebliği Sıra No 509'un güncel metnine göre kendi sitesinden ya da pazaryerinden internet üzerinden mal veya hizmet satan mükelleflerden brüt satış hasılatı 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde 500 bin TL ve üzeri olanlar, izleyen yılın temmuz ayı başından itibaren e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçmek zorundadır. Bu sınırın altında kalsanız bile e-Arşiv'e kayıtlı olmayan bilanço esasındaki mükellefler 1 Ocak 2026'dan itibaren faturalarını tutara bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenler; basit usulde ve işletme hesabı esasında bu yükümlülük 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi aşan faturalar için geçerlidir. Güncel eşikler ve istisnalar için e-Belge zorunluluğu rehberine bakabilirsiniz.

Faturayı kime, hangi türde keseceksiniz?

Pazaryerinden satış yapsanız da satış faturasını son alıcıya kesersiniz; pazaryeri satıcı değil aracıdır. Alıcı çoğunlukla nihai tüketici olduğu için belge e-Arşiv fatura olur. Siz e-Fatura kullanıcısıysanız ve kurumsal alıcı da e-Fatura kullanıcısıysa belge e-Fatura olarak düzenlenir. Bu ayrımı her sipariş için alıcının vergi numarası üzerinden kontrol etmek gerekir; yanlış türde kesilen fatura iptal ve yeniden düzenleme demektir.

İnternet satışında düzenlenen e-Arşiv faturada, 509 sayılı Tebliğ gereği şu bilgiler bulunmalıdır:

• Satışın yapıldığı web adresi (pazaryerinde siparişin verildiği adres),
• Ödeme şekli ve ödeme tarihi,
• Mal satışlarında gönderiyi taşıyanın unvanı ya da adı soyadı ile vergi ya da T.C. kimlik numarası,
• Malın gönderildiği ya da hizmetin ifa edildiği tarih,
• İade bölümü.

Faturada ayrıca "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesi yer alır. Alanların ayrıntısı için internet satışında e-Arşiv rehberimizi okuyabilirsiniz.

Pazaryerinin size kestiği komisyon ve hizmet faturası ise ayrı bir gider belgesidir; kendi satış faturanızla karıştırılmamalıdır. İkisini aynı kayda yazmak, ciroyu da gideri de bozar.

Bir siparişin muhasebe yolculuğu: adım adım

1. Sipariş gelir: Alıcı, tutar, ürünler ve ödeme bilgisi kayda girer.
2. Fatura düzenlenir: Alıcının durumuna göre e-Arşiv ya da e-Fatura, internet satışı bilgileriyle kesilir. Fatura, gönderim tarihi ve taşıyıcı kesinleştiğinde düzenlenirse sonradan iptal ihtiyacı azalır.
3. Stok düşer: Satılan ürün stoktan çıkar.
4. Hakediş gelir: Pazaryeri, dönem içindeki siparişlerin net tutarını toplu olarak yatırır.
5. Kesintiler ayrılır: Komisyon ve hizmet bedelleri pazaryerinin kestiği faturayla gider olarak, vergi kesintisi ayrıca kaydedilir.
6. Banka ile karşılaştırılır: Hesaba yatan tutar, hakediş dökümündeki net tutarla eşleştirilir.

Komisyon, kargo ve stopaj

Ürünün alış maliyeti tek başına kâr hesabı için yeterli değildir. Gerçek maliyet şudur: alış bedeli + pazaryeri komisyonu + kargo + varsa paketleme ve hizmet bedeli. Aşağıdaki basitleştirilmiş örnekte tutarlar KDV hariçtir ve komisyon oranı yalnız örnek amaçlıdır; gerçek oranlar pazaryerine ve kategoriye göre değişir.

Kalem	Tutar
Satış bedeli	500 TL
Alış maliyeti	−300 TL
Pazaryeri komisyonu (örnek %18)	−90 TL
Kargo	−60 TL
Kalan brüt kâr	50 TL

Kulağa 200 TL kâr gibi gelen satış, kesintilerden sonra 50 TL'ye iner; üstelik paketleme ve iade maliyeti henüz hesapta yoktur. Bu yüzden ürün bazında değil, kanal bazında kârlılığa bakın. Aynı ürün kendi sitenizde kârlı, pazaryerinde zararlı olabilir. Farklı senaryoları denemek için hesaplayıcılar sayfasındaki araçlardan yararlanabilirsiniz.

Bir kalem daha var: GİB'in Gelir Vergisi Kanunu 94. madde kesinti oranları tablosuna göre, 9284 sayılı Cumhurbaşkanı Kararıyla 1 Ocak 2025'ten itibaren elektronik ticaret aracılarının satıcılara aracılık ettikleri ödemelerden %1 oranında vergi kesintisi (stopaj) yapılır. Bu kesinti bir gider değildir; sizin adınıza peşin ödenen vergidir. Hakedişteki kesinti tutarını ayrı izleyin ve beyannamede nasıl dikkate alınacağını mali müşavirinizle netleştirin.

İadeler: en sık yanlış belgelenen kalem

İade yalnızca parayı geri vermek değildir ve en sık yapılan hata, satıcının kendi satışı için "iade faturası" kesmesidir. GİB'in fatura tipi tanımına göre iade faturasını malı iade eden taraf düzenler:

• Alıcı vergi mükellefiyse iade faturasını o düzenleyip size gönderir.
• Alıcı nihai tüketiciyse fatura düzenleyemeyeceği için iade gider pusulasıyla belgelenir. İnternet satışında tüketicinin doldurup imzaladığı ve malla birlikte gönderdiği e-Arşiv faturanın iade bölümü, gider pusulası yerine geçer.

Belgenin yanında iki kayıt daha gerekir: ürünün stoğa geri girmesi ve tahsilatın düzeltilmesi. Üçünden biri atlandığında stokta olmayan ürün satılabilir görünür ya da ciro olduğundan yüksek çıkar. Ayrıntı için iade faturası rehberine bakın.

Tahsilat: hakediş ile fatura aynı şey değil

Pazaryeri ödemesi toplu gelir ve içinde onlarca siparişin net tutarı bulunur. Bu ödemeyi tek bir "gelir" satırı olarak kaydederseniz hangi siparişin tahsil edildiğini bilemezsiniz. Doğru yöntem, hakediş dökümünü siparişlerle karşılaştırmak, komisyon ve hizmet bedellerini gider olarak, vergi kesintisini ise ayrıca işlemektir. Kayıt düzenini (pazaryerini ayrı bir cari olarak mı izleyeceğiniz gibi) baştan mali müşavirinizle kararlaştırın; ay ortasında yöntem değiştirmek mutabakatı zorlaştırır.

Stok: tek havuz, çok kanal

Aynı ürünü hem kendi sitenizde hem birden fazla pazaryerinde satıyorsanız asıl risk, stoğun tek kaynaktan yönetilmemesidir. İki kanaldan aynı anda satılan son ürün, iptal ve müşteri memnuniyetsizliği demektir. Stoğu tek yerde tutup kanallara oradan bakmak, kanal başına ayrı liste tutmaktan daha güvenlidir. İadeyle geri gelen ürünü satılabilir ve hasarlı olarak ayırmak da stok değerinin şişmesini önler.

Ay sonu kontrol listesi

• Tüm siparişlerin faturası kesildi mi, iptal edilen siparişler ayıklandı mı?
• Pazaryeri komisyon ve hizmet faturaları gider olarak işlendi mi?
• Hakediş dökümleri banka hareketleriyle eşleşti mi, kesinti tutarları ayrıca kaydedildi mi?
• İadeler doğru belgeyle (alıcının iade faturası ya da gider pusulası) kayda girdi mi?
• Stok sayımı sistemle tutuyor mu?
• Kanal bazında satış ve kesinti toplamları çıkarıldı mı?

Sık yapılan hatalar

• Hakedişi ciro saymak: Hesaba yatan net tutar satış tutarınız değildir; ciro, kestiğiniz faturaların toplamıdır.
• Komisyonu satış faturasından düşmek: Komisyon satış faturasında indirim gibi gösterilmez; pazaryerinin kestiği ayrı faturayla gider olarak kaydedilir.
• Taşıyıcı bilgisini tahminle yazmak: Kargo firmasının vergi numarasını resmî bir kaynaktan doğrulayın.
• İade faturasını satıcı olarak kesmek: Nihai tüketici iadesinde doğru belge gider pusulası ya da e-Arşiv faturanın imzalı iade bölümüdür.

Elle yürütmenin sınırı ve otomasyon

Düşük hacimde Excel ve elle faturalama bir süre yürür. Sipariş sayısı arttıkça iki şey birden bozulur: fatura kesme süresi ve stok doğruluğu. Bu noktada siparişi faturaya çeviren bir bağlantı günlük iş yükünü belirgin biçimde azaltır.

Faturika'nın pazaryeri entegrasyonunda Trendyol Pazaryeri siparişleri düzenli aralıklarla çekilir ve seçtiğiniz durumdaki siparişler için fatura taslağı açılır. Alıcının e-Fatura mükellefiyeti sorgulanır; mükellef değilse internet satışı bilgileriyle e-Arşiv taslağı hazırlanır. Taslaklar kendiliğinden gönderilmez: siz kontrol edip toplu gönderirsiniz, resmîleşen faturanın bağlantısı pazaryerine iletilir. WordPress mağazası için ücretsiz WooCommerce eklentisi, diğer kanallar için açık API bulunur. Nihai tüketici iadesinde satış faturasının ekranından gider pusulası hazırlanıp yazdırılır.

Sık sorulan sorular

Pazaryerinde sattığım ürünün faturasını pazaryerine mi keserim?

Hayır. Satış faturası ürünü alan son alıcıya kesilir. Pazaryeri aracıdır; onun size kestiği komisyon ve hizmet faturası sizin için ayrı bir gider belgesidir.

İnternet satışı için e-Fatura'ya geçiş sınırı nedir?

509 sayılı Tebliğe göre kendi sitesinden ya da pazaryerinden internet üzerinden satış yapanlarda brüt satış hasılatı 2022 ve sonraki dönemlerde 500 bin TL ve üzeri olanlar, izleyen yılın temmuz ayı başından itibaren e-Fatura ve e-Arşiv'e geçer.

Nihai tüketici ürünü iade ederse kim fatura keser?

Nihai tüketici fatura düzenleyemez. İade gider pusulasıyla belgelenir; internet satışında tüketicinin doldurup imzaladığı e-Arşiv faturanın iade bölümü gider pusulası yerine geçer.

Pazaryerinin hakedişten yaptığı kesinti gider midir?

Komisyon ve hizmet bedelleri giderdir. Elektronik ticaret aracılarının 1 Ocak 2025'ten itibaren yaptığı %1 oranındaki vergi kesintisi ise gider değil, sizin adınıza peşin ödenen vergidir; nasıl dikkate alınacağını mali müşavirinizle netleştirin.

Siparişleri otomatik faturalamak kontrolü kaybettirir mi?

Doğru kurgulanırsa hayır. Faturika'da pazaryeri siparişlerinden oluşan taslaklar siz onaylamadan gönderilmez; belge türü ve internet satışı bilgileri siparişten doldurulur, son kontrol sizde kalır.