e-Ticaret Ön Muhasebesi Nasıl Yapılır? Pazaryeri, Fatura ve Stok Yönetimi
e-Ticarette ön muhasebeyi zorlaştıran şey işlem sayısı değil, tek bir siparişin birden fazla parçaya bölünmesidir. Müşteri 500 TL öder, pazaryeri komisyonunu keser, kargo bedeli ayrı satırda görünür, para iki hafta sonra toplu hakediş olarak yatar. Bu dört olayı tek satışa bağlamadan ne kârınızı ne de bakiyenizi doğru göremezsiniz.
Faturayı kime, hangi türde keseceksiniz?
Pazaryerinden satış yapsanız da faturayı son alıcıya kesersiniz; pazaryeri satıcı değil aracıdır. Alıcı büyük ihtimalle nihai tüketici olduğu için belge e-Arşiv fatura olur. Kurumsal alıcı vergi numarası verdiyse ve e-Fatura mükellefiyse belge e-Fatura'ya döner. Bu ayrımı sipariş bazında kontrol etmek gerekir.
Pazaryerinin kestiği komisyon faturası ise ayrı bir gider belgesidir; sizin satış faturanızla karıştırılmamalıdır. İkisini aynı kayda yazmak, ciroyu da gideri de bozar.
Komisyon ve kargoyu maliyete yazın
Ürünün alış maliyeti tek başına kâr hesabı için yeterli değil. Gerçek maliyet şudur: alış bedeli + pazaryeri komisyonu + kargo + varsa paketleme ve hizmet bedeli. 500 TL'ye satılan, 300 TL'ye alınan bir ürün kulağa iyi gelir; %18 komisyon ve 60 TL kargo düşüldüğünde tablo değişir.
Bu yüzden ürün bazında değil, kanal bazında kârlılığa bakın. Aynı ürün kendi sitenizde kârlı, pazaryerinde zararlı olabilir.
İadeler: en sık atlanan kalem
İade yalnızca parayı geri vermek değildir. Üç kayıt gerektirir: iade faturası düzenlenmesi, ürünün stoğa geri girmesi ve tahsilatın düzeltilmesi. Üçünden biri atlandığında sonuç şu olur: stokta olmayan ürün satılabilir görünür ya da ciro olduğundan yüksek çıkar.
Yüksek iade oranı olan kategorilerde (giyim başta) iade sürecini kayda bağlamak, ay sonu farkının büyük kısmını ortadan kaldırır.
Tahsilat: hakediş ile fatura aynı şey değil
Pazaryeri ödemesi toplu gelir ve içinde onlarca siparişin net tutarı bulunur. Bu ödemeyi tek bir "gelir" satırı olarak kaydederseniz hangi siparişin tahsil edildiğini bilemezsiniz. Doğru yöntem, gelen hakedişi ilgili faturalara dağıtmaktır; komisyon ve kesintiler ayrı gider olarak işlenir.
Stok: tek havuz, çok kanal
Aynı ürünü hem kendi sitenizde hem birden fazla pazaryerinde satıyorsanız asıl risk stoğun tek kaynaktan yönetilmemesidir. İki kanaldan aynı anda satılan son ürün, iptal ve müşteri memnuniyetsizliği demektir. Stoğu tek yerde tutup kanallara oradan bakmak, kanal başına ayrı liste tutmaktan her zaman daha güvenlidir.
Manuel yürütmenin sınırı
Ayda 50 siparişe kadar Excel ve elle faturalama yürür. Üstüne çıkıldığında iki şey birden bozulur: fatura kesme süresi ve stok doğruluğu. Bu noktada kendi sitenizden (örneğin WooCommerce gibi altyapılardan) gelen siparişleri otomatik faturaya çeviren bir bağlantı ya da API üzerinden kendi entegrasyonunuz, günlük iş yükünü belirgin biçimde azaltır. Pazaryeri tarafında ise en azından sipariş raporlarını düzenli olarak içeri almak, elle giriş hatasını ciddi ölçüde düşürür.